форма расчетно платежной ведомости 0504402 или 0504401 какую применять

Инструкция: как вести ведомость по зарплате в бюджетной организации

Учреждения бюджетной сферы обязаны вести бухгалтерский учет по специальным нормам, которые существенно отличаются от общеустановленных требований. Данные бухучета в таких госучреждениях отражают в специальных формах первичной и учетной документации. Документы для отражения расчетов по оплате труда не исключение.

Бланки для бюджетников

Для государственных и муниципальных учреждений чиновники предусмотрели специальные формы первичной документации. Бланки и порядок их составления закреплены в Приказе Минфина России № 52н от 30.03.2015 (с изменениями и дополнениями от 2017 г.).

Так, для отражения расчетов по оплате труда учреждения бюджетной сферы используют:

Расчетная ведомость по зарплате

Унифицированная форма бланка утверждена Приказом Минфина РФ № 52. Имеет специальный код по ОКУД 0504402.

Форма составляется ежемесячно, содержит информацию обо всех начислениях в пользу работников за расчетный месяц. В образце расчетной ведомости по зарплате отражается не только должностной оклад, исчисленный исходя из фактически отработанного времени, но и все доплаты, компенсации и выплаты, положенные в качестве вознаграждений за труд. Например, премиальные, доплаты за ночные, оплата совмещений и прочие виды выплат.

Для начисления заработной платы и отражения ее в РВ используют данные следующих бухгалтерских документов:

Если говорить простыми словами, РВ используется для начисления заработной платы. Бухгалтер отражает суммы, причитающиеся конкретному работнику в расчетном периоде, за фактически отработанное время с учетом должностного оклада или тарифной ставки.

Платежная ведомость

Бланк имеет унифицированную форму по ОКУД 0504403. Документация предусмотрена для отражения выдачи заработной платы и авансовых расчетов из кассы учреждения. Если в госучреждении зарплату выдают наличными, то составляется ПВ. Актуальный бланк в 2020 году выглядит так:

Информация вносится на основании расчетных документов за отчетный месяц. Также к учету следует принимать информацию о выплаченных авансах и о суммах задолженностей по расчетам по оплате труда.

Итоговые данные платежной и расчетной форм должны совпадать. Исключением станут только суммы депонированной зарплаты, которую работники не смогли получить в день выдачи по уважительным причинам.

Каждый сотрудник учреждения при получении обязан пересчитать деньги, полученные в кассе, и поставить подпись в ПВ.

Отметим, что если организация переводит зарплаты своих сотрудников сразу на банковские карты, например, на зарплатную карту «МИР», то составлять ПВ не требуется.

Заполненный образец документа выглядит так:

Расчетно-платежная ведомость

Единая форма РПВ представляет собой унифицированный документ, который объединяет в себе сразу информацию о начислениях и выплатах работникам. По сути это РВ И ПВ в одном большом документе.

Бухгалтер регистрирует информацию о начислениях аналогичным образом. Учитывает данные бухгалтерской первичной и учетной документации, приказов, табелей, больничных и прочего. Регистрирует сведения об удержаниях и произведенных выплатах авансов за первую половину рабочего месяца. Сумма к выплате исчисляется как разница общих сумм начислений и произведенных выплат и удержаний.

При получении денежных средств в кассе работник расписывается возле своей фамилии. Бланк РПВ позволяет работнику сразу ознакомиться с информацией о зарплате. Если зарплату перечисляют на банковские счета сотрудников, то составлять РПВ не нужно.

Образец расчетно-платежной ведомости по зарплате выглядит так:

Иные формы и бланки

Некоммерческие организации, отнесенные к бюджетной сфере, вправе использовать другие формы документации для отражения расчетов по заработной плате. Данные бланки утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Бесплатно скачать образец для НКО и ознакомиться с особенностями заполнения документа можно в отдельном материале «Инструкция: как правильно составить ведомость по зарплате».

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Источник

Обзор изменений в «первичке» и регистрах бухгалтерского учета для бюджетных учреждений

Одним из заметных изменений лета 2020 г. стало введение нового порядка применения первичных документов и учетных регистров, закрепленного обновленной редакцией приказа № 52н (Приказ МФ РФ № 103 от 15.062020) и поправками СГС «Концептуальные основы» (Приказ МФ РФ от 30.06.2020 № 130н). Внедряемые законодателем новшества приняты в целях поддержки постепенной централизации учета на всех уровнях бюджетной системы и переходу к электронному документообороту.

Новые формы электронной «первички»

Разработано 7 новых форм электронной «первички»:

Поскольку в том или ином виде вопросы обоснований закупок малого объема, решений о командировках и компенсациях в учреждениях, как правило, формализовано на уровне Учетной политики, кадрового и бухгалтерского документооборота, введенные поправки в части электронного документооборота потребует изменений в Учетной политике.

Отдельного внимания требует «Отчет о расходах подотчетного лица» (ф. 0504520), так как фактически остаётся действующей ранее утвержденная форма «Авансовый отчет» (ф. 0504505). В вопросе применения той или иной формы можно руководствоваться правилом: форма 0504520 применяется, если учреждение перешло на электронный документооборот, в противном случае применяется форма 0504505.

В список электронных регистров включены две новые формы:

Переход на применение электронного документооборота

Рассмотрим три главных вопроса о порядке перехода на применение электронного документооборота:

Применение электронного документооборота обязательно с 01.01.2021 (или ранее, по мере технической готовности) для тех учреждений, которые передали полномочия по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета согласно Решению правительства, регионального или муниципального уровня.

Что касается других учреждений (под «другими» понимаются учреждения, которые имеют свою бухгалтерию или же передали полномочия по ведению бухгалтерского учета добровольно), то жесткие сроки не установлены, у учреждений есть право самостоятельно определить период перехода на применение электронной «первички».

Применение унифицированных форм электронных документов в рамках «бумажного» документооборота допустимо, в таком случае следует закрепить порядок оформления и дату начала применения новых форм в Учетной политике.

Порядок подписания электронной «первички» остается неизменным — с помощью квалифицированной электронной подписи (ЭЦП), однако в обновленном Приказе № 52н есть поправки, позволяющие подписывать некоторые электронные документы простой ЭП (подписью исполнителя документа).

Как правило, ЭЦП требуется для документов, составляемых для внешних контрагентов (в рамках электронного документооборота), а также для документов, где предусмотрено несколько подписей (в том числе подписи руководителя, главного бухгалтера, кассира).

Использование скан-копий документов

Еще одним новшеством является возможность принятия к учету скан-копий документов, что существенно облегчит работу централизованных бухгалтерий и учреждений с сетью филиалов. К учету можно принимать даже скан-копии приходных и расходных кассовых ордеров. По сути, применение скан-копий может применятся учреждениями в рамках полного или частичного электронного документооборота.

Ответственность за соответствие скан-копии оригиналу документа может быть возложена на лицо, ответственного за оформление операции и составления документа, либо на лицо, ответственного за создание и передачу скан-копии. Порядок необходимо закрепить в Учетной политике и графике электронного документооборота.

Заверение скан-копий возможно только квалифицированной ЭП.

Порядок заверения «бумажных» копий снятых с электронных документов необходимо закрепить в Учетной политике (например: копии электронных документов формируются на бумажном носителе и заверяются надписью «Копия электронного документа верна» с указанием должности, ФИО ответственного лица и даты заверения).

Изменения в учетных регистрах и первичных документах

Новая редакция Приказа № 52н пополнила список журналов операций двумя новыми регистрами — «Журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет» и «Журнал операций межотчетного периода». Ранее необходимость обособлять операции по исправлению ошибок прошлых лет была указана в пункте 18 Инструкции 157н, теперь советующая норма напрямую закреплена в Приказе № 52н.

Есть уточнение по порядку формирования «Главной книги», а именно формирование должно проводиться в разрезе каждой обслуживаемой ЦБ, для каждого бюджета, доходы которого администрируются. Формирование «Главной книги» по-прежнему проводится ежемесячно, но для централизованных бухгалтерий есть уточнение — при получении полномочий на основании решения НЕ РЕЖЕ 1 раз в месяц (конкретная периодичность устанавливается в Учетной политике). Ранее известное требование — развернутые показатели представляются в положительном значении, развертыванию подлежат счета 205,208,209,210 10,303, 304 04,304 06 — теперь напрямую определено в Приказе № 52н.

Еще одно новшество, которое ранее применялось на практике, но теперь становится прописным, это применение унифицированных печатных форм извещения (ф. 0504805) и бухгалтерской справки (ф. 0504833). «Извещение» как бухгалтерский документ может применяться в целях дополнительного подтверждениям сторонами взаимосвязанных операций, по которым оформлены первичные документы, «Бухгалтерская справка» может применяться для отражения проводок на основании первичного документа.

В некоторой степени изменился порядок применения «Расчетной ведомости» (ф. 0504402) и «Платежной ведомости» (ф. 0504403). Теперь «Расчетная ведомость» может применяться для отражения начислений в течение месяца, а также сумм, причитающихся к выплате при окончательном расчете, по наличным и безналичным расчетам. «Платежная ведомость» применяется в случаях начисления с оформлением «Расчетной ведомости» (ф. 0504402). Таким образом, учреждению необходимо установить в Учетной политике один из допустимых вариантов оформления выплаты заработной платы, стипендий, пособий и выплат по договорам, а именно: применение только «Расчетно-платежной ведомости» (ф. 0504401) или же применение «Расчетной ведомости» и «Платежной ведомости».

Следует обратить внимание на изменение порядка применения форм «Требование — накладная» (ф.0504204) и «Приходного ордера» (ф. 0504207). Теперь отражение операции сдачи на склад остатков материальных запасов, образовавшихся в результате разборки, выбытия ОС необходимо оформлять «Приходным ордером» (возможность применения требования-накладной в такой ситуации упразднена).

Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.

Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.

Источник

Обзор изменений в первичке и регистрах бухучета в бюджетных организациях

Приказ от 15.06.2020 № 103н [1] внесет изменения в Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, которым утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, и методические указания по их применению (далее — приказы № 103н, № 52н, Методические указания).

Что необходимо учесть бухгалтеру автономного учреждения с вступлением в силу этих изменений?

Порядок оформления и составления документов

В целях отражения в бухгалтерском учете информации об объектах бухучета, возникающих при осуществлении фактов хозяйственной жизни, каждый факт подлежит оформлению первичным учетным документом (сводным первичным учетным документом).

Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Согласно дополнениям, вносимым в разд. 1 «Общие положения» Методических указаний (приложение 5 к Приказу № 52н), оформляющая часть документа должна содержать:

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются:

При необходимости представления другому лицу или в государственный орган (по требованию) документа на бумажном носителе, который был сформирован в электронном виде, учреждение обязано за свой счет изготавливать копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра. Копии электронного документа заверяются в порядке, установленном в учетной политике учреждения.

Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на первичном учетном документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.

Аналогичные положения также вводятся в указанный стандарт (Приказ Минфина РФ от 30.06.2020 № 130н).

Унифицированные формы электронных документов, установленные Приказом № 52н, применяются учреждением в целях ведения им бухгалтерского учета при условии закрепления таких требований в его учетной политике.

Электронные документы, предусмотренные Приказом № 52н, применяются субъектами учета согласно принятой учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 01.01.2021 (п. 2 Приказа № 103н).

Учреждение вправе предусмотреть в учетной политике формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам электронных документов при отсутствии технической возможности их формирования и хранения в виде электронных документов. При этом в бухгалтерскую службу должен быть представлен электронный образец такого документа в целях обеспечения интеграции информационных систем и реализации принципа однократного ввода данных.

Отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или о его выбытии, иные поля унифицированной формы документа, предусмотренные для отражения бухгалтерских записей, в случае оформления лицом, ответственным за совершение факта хозяйственной жизни, электронного первичного учетного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью (далее — ЭЦП), не заполняются.

Учреждение вправе включить в первичный учетный документ, сформированный на основе унифицированных форм документов (электронных документов), дополнительные реквизиты (данные) при условии обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляются формирование и обмен информацией и документов в электронном виде (в форме электронных документов).

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета является допустимым изменение (сужение, расширение) размеров граф и строк с учетом значений показателей, а также включение дополнительных строк и создание вкладных листов для удобства размещения и обработки информации.

В случае, если при обмене информацией в форме электронных документов предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачу такой скан-копии.

Передача скан-копии первичного учетного документа осуществляется при условии ее подписания ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.

Новые формы первичных учетных документов

Код формы

Наименование формы

Решение о командировании на территории РФ

Изменение решения о командировании на территории РФ

Решение о командировании на территорию иностранного государства

Изменение решения о командировании на территорию иностранного государства

Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях

Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема

Отчет о расходах подотчетного лица

В приложении 5 предусматривается порядок заполнения указанных форм, в котором отмечено, что эти документы оформляются в электронном виде.

Новые формы регистров бухгалтерского учета

Код формы

Наименование формы

Журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет

Журнал операций межотчетного периода

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами

Также предусматривается порядок заполнения указанных регистров. Соответствующие дополнения вносятся в приложения 3, 4, 5 к Приказу № 52н.

Изменения в порядке заполнения отдельных первичных документов

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). В порядке заполнения данного документа уточнено, что он составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании мягкого инвентаря, посуды и однородных предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью от 3 000 руб. до 100 000 руб. (до внесения изменений — от 3 000 руб. до 40 000 руб.) включительно за единицу и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета.

Требование-накладная (ф. 0504204). Согласно поправкам данный документ не применяется для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

Такие операции нужно будет оформлять приходным ордером (ф. 0504207).

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). В порядке заполнения данного документа уточнено, что он применяется для оформления выдачи материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей, а также передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 10 000 руб. (до внесения изменений — до 3 000 руб.) включительно за единицу.

Расчетная ведомость (ф. 0504402). В порядке заполнения данного документа дополнено, что этот документ применяется для отражения начислений по заработной плате работников в течение месяца и сумм, причитающихся к выплате при окончательном расчете, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).

Платежная ведомость (ф. 0504403). Согласно поправкам данная форма применяется в случаях начисления заработной платы, иных выплат с оформлением расчетной ведомости (ф. 0504402).

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (ф. 0504425). Уточнен порядок заполнения данной формы в отношении заполнения данных в графе 9. В действующем порядке вместо графы 9 ошибочно указана графа 12.

Авансовый отчет (ф. 0504505). В порядке заполнения данного документа дополнено, что он применяется для учета расчетов с подотчетными лицами при условии оформления на бумажном носителе.

Кассовая книга (ф. 0504505). Дополнен порядок формирования данной формы в электронном виде. В частности, записи в электронную кассовую книгу вносятся в момент подписания кассиром ЭЦП каждого приходного кассового ордера, расходного кассового ордера либо скан-копий указанных документов, содержащих собственноручные подписи. Квитанция к приходному кассовому ордеру, сформированному в электронном виде, подписывается ЭЦП главным бухгалтером или уполномоченным лицом и кассиром. Формирование электронной кассовой книги осуществляется ежедневно, включая рабочие дни, в которые кассовые операции не проводились.

Табель учета посещаемости детей (ф. 0504608). В порядке заполнения данного табеля уточнено, что дни посещения ребенком учреждения в табеле не отмечаются, если иное не предусмотрено учетной политикой. Дни непосещения отмечаются в соответствующей графе так:

Извещение (ф. 0504805). Порядок заполнения данной формы изложен в новой редакции, согласно которой она используется:

Бухгалтерская справка (ф. 0504833). Порядок применения данной справки изложен в новой редакции, согласно которой она используется:

Также установлен порядок заполнения справки в зависимости от факта хозяйственной жизни, в отношении которого она составляется.

Изменения в порядке заполнения отдельных регистров бухгалтерского учета

Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0504031). В порядке заполнения данной формы дополнено, что инвентарная карточка открывается при принятии инвентарного объекта нефинансового актива к бухгалтерскому учету, закрывается — при прекращении признания (выбытии с бухгалтерского учета) инвентарного объекта нефинансового актива.

Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). В порядке заполнения данной формы уточнено, что она предназначена для учета группы однородных объектов ОС — мягкого инвентаря, библиотечных фондов, сценическо-постановочных средств (декораций, мебели и реквизита, бутафории), иных объектов ОС, входящих в комплекс объектов основных средств, признаваемый для целей бухгалтерского учета единым инвентарным объектом (оконечных устройств сигнализационной сети, систем вентиляции, пожаротушения (например, камер видеонаблюдения, кондиционеров, периферийных устройств, являющихся оконечными устройствами сигнализационной сети, приборов, устройств средств измерения, управления; средств преобразования, принятия, передачи, хранения информации), средств вычислительной техники и оргтехники), а также предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 100 000 руб. включительно (далее — инвентарная группа объектов).

Инвентарной группе объектов присваивается внутренний порядковый инвентарный номер инвентарной группы, формируемый как совокупность инвентарного номера инвентарной группы и порядкового номера объекта, входящего в комплекс.

Опись инвентарных карточек по учету нефинансовых активов (ф. 0504033). Дополнено, что в отношении инвентарных карточек (ф. 0504031, 0504032), сформированных в форме электронного документа, данная опись не составляется.

Главная книга (ф. 0504072). Уточнен порядок заполнения данного регистра. В частности, при открытии главной книги в ней записываются суммы остатков на начало года и на начало периода (месяца, дня) в соответствии с заключительным балансом за истекший год с учетом изменений входящих остатков по счетам учета согласно журналу операций межотчетного периода, обороты по дебету и кредиту за соответствующий период и с начала года, исходящие остатки по счетам учета, итоговые данные за соответствующий период, номера журналов операций (ф. 0504071). Остатки на начало года и на начало (конец) периода (месяца, дня) по соответствующим счетам аналитического учета рабочего плата счетов (0 205 00 000 «Расчеты по доходам», 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам», 0 210 10 000 «Расчеты по налоговым вычетам по НДС», 0 303 00 000 «Расчеты по платежам в бюджеты», 0 304 04 000 «Внутриведомственные расчеты», 0 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами») отражаются в соответствии с регистрами бухгалтерского учета по дебету и (или) по кредиту (развернуто). Показатели остатков на начало года, на начало периода, на конец периода в главной книге отражаются в положительном значении показателя.

[1] Приказ вступает в силу с момента регистрации в Минюсте. На момент подготовки номера документ находился на регистрации.

[2] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.

Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.

Источник