Как извиниться за невыполненное обещание

04.10.202311.07.2022 admin 0 Comments

5 шаблонов, которые позволят проще извиниться и исправить ситуацию на рабочем месте

Независимо от того, где вы работаете и чем занимаетесь, рано или поздно придется приносить извинения перед коллегами, клиентами, знакомыми. Однажды это случается в жизни каждого. Постоянно находясь в окружении людей, любой рискует оказаться в ситуации, когда его действия или бездействие могут причинить неудобства или нанести ущерб другим. В этой ситуации может оказаться кто угодно: выпускник учебного заведения, молодой и неопытный специалист, работающая мама, опытный и матерый менеджер по продажам. Умение решать тактично подобные проблемы является особенно ценным.

Эксперты сходятся во мнении, что лучшим выходом будет признание своей ответственности за произошедшее. Попытки оправданий и использования слов «если» или «но» может только усугубить ситуацию. Поэтому варианты ответа «Извините, если я вас обидел во время встречи» или «Извините, мы допустили ошибку. Но вы были предупреждены о существовании кадровых проблем на предприятии» являются недопустимыми.

Хорошей новостью будет тот факт, что существуют «золотые фразы», эффективность которых подтверждена практическим опытом тысячей людей. Используйте их в качестве шаблонов, это позволит с честью выйти из ситуации и сохранить отношения с окружающими.

Случай 1: вы допустили ошибку, которую не можете исправить сами

В первую очередь задумайтесь, обладаете ли вы навыками, которые позволят решить ситуацию самостоятельно. Во вторую очередь проанализируйте, сколько времени потребуется для получения их.

Лучшим выходом будет использование следующего шаблона:

«Я допустил ошибку в процессе выполнения [задачи]. Я был уверен в своих силах, но теперь я понимаю, что сначала должен был согласовать с Вами свои действия. Мне очень жаль, и это больше не повторится. Однако чтобы исправить ситуацию, мне понадобится Ваша помощь. Когда мы можем обсудить это?».

Случай 2: вы пообещали клиенту что-то невозможное

В работе люди всегда стремятся превзойти ожидания клиентов. Для получения нужного результата сотрудники готовы обещать «золотые горы». Этот метод эффективен, во всяком случае, до тех пор, пока вы не поймете невозможность выполнения условий. Если вы работаете в команде, сообщите о ситуации коллегам или начальнику. Даже если они не смогут вам помочь, по крайней мере, будут в курсе происходящего.

Проанализируйте свои возможности и согласуйте с руководством альтернативу, которую вы можете предложить взамен обещанного. Возможно, это будет изменение условий поставки на более выгодные, сокращение сроков отгрузки, предоставление отсрочки, бонусы, включение в рассылку для VIP-клиентов. Убедитесь, что не подведете партнеров второй раз.

Для этого случая используйте в качестве шаблона следующий вариант:

Случай 3: вы кого-то обидели

Если в ходе разговора, например, с коллегой вы оскорбили его, не стоит фокусироваться на мотивах и наличии оснований для произнесенных слов. Намного важнее сосредоточиться на том факте, что вы действительно сожалеете о случившемся. Решение этой проблемы позволит сохранить спокойную обстановку в офисе, рабочем коллективе и не потерять добрые отношения с сослуживцем.

Попробуйте начать разговор со следующей фразы:

«Я понимаю, что то, что я сказал, было оскорбительным. Я был не прав, это недопустимо. В будущем я буду сохранять спокойствие в подобных ситуациях».

Конечно, стоит учитывать, что подобные извинения будут актуальны и эффективны в случае незначительных разногласий. В более серьезных ситуациях, когда оскорбления касались национальности, качеств собеседника или его личной жизни, придется приложить больше усилий для разрешения конфликта.

Случай 4: у вас плохие новости

Этой участи стараются избежать все. Ситуация может усугубляться пониманием своего бессилия и невозможности повлиять на результат. Не избежать неприятных ощущений и лидерам, которым чаще всего приходится сообщать плохие новости.

Лучшей рекомендацией будет совет сообщить суть, по возможности объяснить причины и подбодрить человека.

Например, фраза может быть построена следующим образом:

«Несмотря на все мои усилия, мне жаль сообщить, что в вашем повышении / отпуске / проекте отказано. Решение было принято из-за сокращения штатного расписания / бюджета / изменений графика отпусков / текущих приоритетов. Пожалуйста, не позволяйте этому огорчить вас. Мы искренне ценим ваш вклад в работу и постараемся найти способ продемонстрировать это».

Случай 5: вы забыли о задании

По каким-то причинам вы забыли о сроках сдачи проекта и необходимости завершить свою часть работы. Что еще хуже, ваш начальник уже в курсе этого.

Смиритесь: вы выпустили ситуацию из-под контроля и не успели приложить усилия для исправления промаха.

Начать беседу можно следующей фразой:

«Я сожалею о том, что не смог уложиться в срок выполнения проекта [X]. Я понимаю, что моя ошибка плохо отражается на результатах всей команды. Я могу завершить свою часть работы к вечеру завтрашнего дня. Это будет выходом из ситуации? Или вы хотели бы увидеть, что у меня есть в черновом виде?».

Вместо заключения

Вряд ли найдутся люди, кто получает удовольствие от принесения извинений. Но это необходимо для того, чтобы наладить, восстановить или укрепить отношения с коллегами. Придерживайтесь ключевых правил, которые позволят предупредить подобные ситуации:

Будьте искренними, честными, ответственными и обсудите с коллегами, руководством или клиентами по завершению ситуации, чтобы вы могли сделать иначе.

Источник

Письмо с извинениями перед клиентом: как правильно извиниться от лица компании

От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия. Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства. Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.

Когда нужны деловые извинения

Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.

Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании.

Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений. Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов). Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.

Анализируйте записи звонков, чтобы улучшить работу колл-центра и избежать возможных конфликтов с клиентами. Технология Коллтрекинг не просто отслеживает звонки в компанию, но и записывает разговоры менеджеров с клиентами.

Коллтрекинг

Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.

Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.

Кто должен приносить извинения клиенту

Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.

Главная задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов.

Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне.

Правила оформления

Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив.

Как оформить письмо-извинение:

Образец письма-извинения
Структура
Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:

Содержание

Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение.

Извинение

Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:

«Уважаемый Олег Анатольевич!

Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»

Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.

Объяснение причин

После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.

События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.

Выражение сожаления

Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.

В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем.

Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил.

Меры по решению проблемы

После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения.

В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:

Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации.

Важно! Надо обязательно выполнить обещанное.

Примеры писем-извинений

Кроме классических бумажных писем, для извинений подходят электронные письма, СМС, сообщения в социальных сетях и мессенджерах.

Для каждой проблемы существует своя форма извинений. Неправильная или неточная классификация конфликтной ситуации только увеличит недопонимание сторон.

За беспокойство

Этот вид письма подойдет в ситуациях, если клиенту пришлось несколько раз отвечать на вопросы, или прислать повторно информацию для оформления заказа, или он возвращался в офис компании, чтобы переоформить документы. В этих и похожих случаях перед ним извиняются за причиненное беспокойство.

За неудобства

Если покупателю пришлось долго ждать, необходимо принести извинения за неудобства. За какие неудобства следует извиниться:

В письме можно несколько раз попросить прощения, чтобы убедить получателя в искренности.

При задержках поставок

Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.

За звонок в нерабочее время

Если компании приходится звонить клиентам в вечернее время или в выходной день, то в начале разговора важно спросить, удобно ли клиенту разговаривать. После этого нужно извиниться. Если ответ утвердительный, только тогда можно задавать вопросы и продолжать разговор.

Извиниться за звонки в нерабочее время можно и деловым письмом. В нем описать их необходимость и поблагодарить за понимание и сотрудничество.

Настраивайте вызов обратного звонка на любую форму с полем телефона с виджетом Callback. Сервис собирает заявки даже в нерабочее время и связывает вас с клиентом в рабочие часы. Вы не упустите ни одной заявки, и вам не придется звонить клиентам поздно вечером.

Виджет обратного звонка для сайта

За ошибку

Извинения в этом случае приносят незамедлительно. Письмо отправляют на бумаге или электронной почтой. Если ошибки серьезные, то прикрепляют расчет и документацию, чтобы объяснить причины ошибки. Важно взять на себя полную ответственность. Клиента интересуют выводы и действия компании в этой ситуации.

За поведение

Деловой этикет — основа обслуживания клиентов. Если возник конфликт, ответственное лицо организации приносит письменное извинение за поведение персонала с объяснением и описанием мер, которые применили к провинившимся.

Извинения на английском

Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски.

Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела.

Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.

По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.

В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.

Заключение

Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.

Источник

Как попросить прощения в деловом стиле

В общении с деловыми партнёрами и коллегами необходимо соблюдать некоторые правила, иначе человека сочтут бестактным. Чтобы этого не случилось из-за ошибки, нужно вовремя сказать «прошу прощения за неудобства или беспокойство». Подробнее о том, как просить прощение в деловой обстановке на работе расскажем ниже.

Когда требуются деловые извинения

Просить прощения у коллег, начальства или деловых партнёров необходимо, если:

Без извинений в общении возникнет неприязнь, так как индивида могут посчитать самонадеянным.

Каким способом извиниться

Чтобы выбрать способ извинений, отталкиваются от причин.

Как правильно извиниться

В переписке с коллегой или начальником лучше придерживаться официально-делового стиля, писать без лишних слов. Извинения в письменной форме на бумаге также должны быть чёткими.

Если человек попросит прощения устно, то в его речи должны присутствовать клише, выражающие вину и надежду на исправление неточностей. Использовать лучше местоимение «Вы». Чёткие фразы можно подобрать, отталкиваясь от причины.