Как контролировать топливо по глонасс
Списание ГСМ по данным ГЛОНАСС
Отвечает эксперт программного продукта “Путевые листы и ГСМ”
https://kontur.ru/putevye-listy-i-gsm
Унифицированная форма путевого листа обязательна к применению исключительно автотранспортными организациями.
Для организации, не являющейся автотранспортной, путевой лист (либо документ, заменяющий его) не является обязательным и единственным документом, подтверждающим расходы на ГСМ.
Но судебная практика диктует требование “документы, представленные организацией в обоснование расходов по приобретению топлива, должны подтверждать фактический расход топлива” (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 N Ф07-2241/12 по делу N А42-3168/2011).
В качестве документа подтверждения расхода ГСМ вы можете использовать разработанный в организации первичный документ, либо сам отчет из ГЛОНАСС, если он содержит все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В любом случае вам необходимо сделать выбор – списывать ГСМ по путевым листам, либо по Отчету ГЛОНАСС, либо собственному документу, разработанному в организации. Обязательно нужно оформить выбранный способ и документ в учетной политике с подробным его описанием и сослаться, что писание ГСМ будет производиться согласно него.
Обратите внимание, что путевой лист используется не только как документ, отражающий расход ГСМ, но и для отслеживания времени работы водителя, маршрутов, проставления отметок о медосмотрах и техосмотрах.
В программном продукте “Путевые листы и ГСМ” данные заполняются вручную с любого первичного документа, в том числе можно заводить данные из Отчета, формируемого ГЛОНАСС, либо первичного документа, разработанного в организации. Например, это может быть гибрид Путевого листа и Отчета ГЛОНАСС.
Можно пробег и остатки топлива в баке заносить по данным ГЛОНАСС, а выдачу топлива (покупку по чекам или по топливным картам) – вносить по фин.документам, которые водитель приложит к путевому листу. Можно и остатки топлива тоже вводить по измерениям в баке, если после возвращения проводят уточняющие замеры.
Что касается норм. В программе можно настроить нормы в справочнике ТС так, чтобы они максимально соответствовали нормам, которые выдает система ГЛОНАСС.
Как контролировать расход топлива: различные способы мониторинга
Как контролировать расход топлива: различные способы мониторинга
Организовать ГЛОНАСС контроль расхода топлива на предприятии можно несколькими способами. Мы расскажем о разных вариантах контроля расхода топлива с применением систем спутникового мониторинга.
В одной из предыдущих статей мы уже говорили о том, как организовать контроль ГСМ с помощью технологий ГЛОНАСС/GPS. Сегодня мы коснемся этого вопроса подробнее и расскажем о разных вариантах контроля расхода топлива с применением систем спутникового мониторинга.
Как ГЛОНАСС контролирует расход топлива
Организовать ГЛОНАСС контроль расхода топлива на предприятии можно несколькими способами:
1. Самый простой из них – расчет расхода топлива по нормативу:
ГЛОНАСС/GPS трекер фиксирует пробег ТС;
данные о пробеге умножаются на норму расхода топлива на километр пробега.
2. Еще один способ – контроль по штатному датчику топлива:
штатный датчик уровня топлива подключается к ГЛОНАСС/GPS трекеру;
уровень топлива в баке оценивается по положению поплавка датчика.
Недостаток метода в том, что показания датчика может исказить любая встряска на дороге, расхождения могут составлять десятки литров. Но и в тоже время это один из самых бюджетных вариантов по контролю за расходом топлива. Иногда этот метод применяется на ряде транспортных средств за счёт конструкторской особенности топливной системы. Чаще всего это легковые автомобили, т.к. бензобак имеет «неправильную», изогнутую форму и нет места для монтажа датчика уровня топлива или же отсутствует бортовой компьютер или нет возможности к нему подключиться.
3. Один из самых точных методов – контроль расхода по емкостному датчику уровня топлива (ДУТ):
ДУТ устанавливается в бак автомобиля и подключается к трекеру;
система ГЛОНАСС/GPS контроля получает от датчика данные о текущем уровне горючего в баке, фиксирует расход, заправки и сливы топлива.
Погрешности при таком способе контроля топлива минимальны. Корректные, правильные данные будут поступать в «Путевой лист» или любой другой документ для управленческого учета. Для дальнейшего списания топлива, нужно его оприходывать на счёт 10 «Материалы» потребуется только чек с АЗС или выгрузка из процессингового центра топливной компании, что бы затем списать топливо. В данном случае процесс занимает минимум времени и сокращает издержки на операционистов. Такая схема работы очень удобна, для этого нужно в программном обеспечении «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» настроить необходимые функции и настроить интеграцию с продуктами для управленческого учёта 1С:Предприятие 8.
4. Еще один способ – контроль с помощью CAN-шины:
к CAN-шине через CAN-адаптер подключается автомобильный трекер;
Преимущества этого способа в том, что он достаточно точен и не требует сложного монтажа. Так же как в варианте с погружным датчиком топлива можно автоматически начислять амортизацию по транспортному средству и списывать расходы.
Как контролировать расход топлива у водителя
Если вы хотите организовать контроль расхода топлива у водителя, при котором полученные данные будут максимально достоверны – мы рекомендуем использовать ДУТ и интегрировать систему ГЛОНАСС/GPS с процессинговыми центрами. В этом случае ГЛОНАСС контролирует расход топлива по трем направлениям:
Данные процессингового центра о заправках с учетом объема, вида и стоимости топлива, времени и адреса заправки.
Расчет расхода ГСМ по нормативам.
Сопоставление этих показателей позволит рассчитывать реальные затраты и оценивать рациональность расхода топлива, при этом у водителя не будет ни малейшей возможности исказить информацию.
Существует еще один способ контроля расхода топлива, это монтаж в топливную систему двигателя внутреннего сгорания «Расходомеров», эти датчики сконструированы по принципу счётчиков воды, газа, которыми Вы пользуетесь в повседневной жизни, как правило в нем установлено несколько шестеренок и при прохождении через них топлива они выдают значение, которое принято считать как потребляемое топливо двигателем. Данный метод выдает только одно значение (кол-во пройденного через него топлива) и для полноценного учета расхода топлива на предприятии не подойдет. Его можно использовать как дополнительный к погружному датчику уровня топлива или CAN шине. Из-за дороговизны оборудования и сложности монтажа, с дальнейшим обязательным техническим обслуживанием данный метод контроля топлива применяется крайне редко.
Учет расхода топлива и ГСМ
Если вы решили открыть сервис по доставке цветов, подарков, службу такси или транспортную компанию, то вам нужно решить целый ряд организационных вопросов.
Один из них – учет горючих и смазочных материалов (ГСМ). От этого напрямую зависит доход предприятия.
Как оптимизировать расход топлива, чтобы выйти в плюс, читайте ниже.
Зачем нужен учет ГСМ
Главная проблема – хищения со стороны персонала. Ситуация, когда водители, менеджеры и диспетчеры «подрабатывают» на продаже слитого топлива, встречается сегодня в каждой третьей компании!
Установите контроль ГСМ на предприятии и проверьте, точно ли топливо «испаряется». Не исключено, что сотрудник работают сверхурочно, и расход топлива имеет объяснимые причины.
Обратите внимание на следующие подразделения:
Еще один способ обмануть руководство – «накрутить» одометр. А на разницу между фактическим и «накрученным» километражем топливо используется «для себя».
Как установить контроль над расходом топлива
Оставив все, как есть, вы обречете себя на значительные лишние расходы. Но есть несколько способов изменить ситуацию.
Прежде чем внедрить один из них, оцените:
Затем выбирайте подходящий вариант, с которым вы точно останетесь в выигрыше.
Первый метод – установка специального оборудования, фиксирующего передвижение транспорта. Это навигаторы с программами GPS или ГЛОНАСС. Они замеряют, сколько километров проехал автомобиль в течение дня, записывают его маршрут.
«Система контроля» монтируется в салоне авто. Отслеживать информацию о передвижении служебной машины можно по электронной карте.
Этот способ подойдет организациям, ограниченным в финансах. Вы потратитесь только на покупку навигатора.
Но учтите, что и у этого метода контроля ГСМ есть недостатки:
Если вас не смущают подобные недочеты, тогда приобретайте навигатор и устанавливайте его на служебных автомобилях.
Альтернатива – покупка оборудования, фиксирующего уровень бензина в баке при помощи штатных датчиков.
Затраты на установку изначально будут высокими, но зато вы точно будете знать, какой расход топлива у каждого сотрудника. На основе этих данных можно вывести норму по ГСМ. Этот метод подойдет для небольших организаций, имеющих собственный автопарк.
Третий способ – установка специального оборудования, включающего в себя датчики давления, температуры и расхода топлива.
Благодаря этим устройствам вы получите точные данные, причем в готовых графиках и диаграммах. На их основе можно формировать бюджет на покупку ГСМ на любой период времени с учетом:
Их единственный недостаток – высокая цена. Но говорят, что они окупаются за три-четыре месяца и точно помогают оптимизировать бюджет на покупку ГСМ, устранить нелегальный расход топлива на предприятии.
Почему стоит внедрить систему контроля над расходом ГСМ
Если ваша цель – прибыль, тогда стоит внедрить программу контроля топлива как можно быстрее. Благодаря ней вы сможете:
Используя эту информацию, вы не только сократите затраты, но и пересмотрите работу компании. Вы сделаете ее более результативной и прибыльной.
Но есть и плохие новости – будьте готовы к протесту. Такая ситуация может возмутить бухгалтеров, менеджеров, водителей. Причем даже тех, кто не был замешан в воровстве топлива или его списании.
Свыкнуться с новыми правилами работы всегда непросто. Для любого сотрудника нововведение – стресс, и первая реакция – протест. Но со временем специалисты поймут, зачем это было сделано, и согласятся, а недовольными останутся только те, кто потерял возможность красть.
С чего начать работу с системой контроля ГСМ
Первый шаг – навести порядок в бухгалтерии. Нужно понимать, какой объем топлива закупается каждый месяц и сколько ГСМ расходуется. Проверить эту информацию легче по расчетным ведомостям.
Чтобы ускорить этот процесс, можно вносить данные, полученные с навигатора, в систему бухгалтерского учета 1С.
Сделав это, вы решите ряд важных задач:
Чтобы эта система «заработала», необходимы два условия: 1) достоверная информация; 2) своевременные отчеты о расходе топлива в течение дня, недели, месяца.
Следующий шаг – подготовка пакета документов, подтверждающего, что компания занимается транспортировкой товара или перевозкой людей. В пакет входят и путевые листы, и товарные чеки, и накладные.
В этом пункте есть важный момент. В документах нужно указывать марку автомобиля, год выпуска, пробег, расход топлива на 100 км. От этого зависит расчет ГСМ.
Например, авто 2006-го года выпуска с неисправным двигателем будет потреблять больше топлива, чем иномарка 2019-го. Модели нового поколения имеют более экономный расход топлива.
Примите во внимание и технические параметры транспортного средства, от которых зависит, какой объем горючего необходим для выезда.
Что касается того, куда вписывать расходы на покупку топлива, то эти данные фиксируются в:
а) ведомостях, предназначенных для материальных затрат предприятия;
б) документах, регламентирующих дополнительные траты.
В бумаги вписывается фактическая сумма затрат на покупку ГСМ.
Сверка заправок по топливным картам и датчику уровня топлива ГЛОНАСС/GPS в 2 клика. Экономия денег и времени Версия для печати
Как с помощью современных инструментов автоматизации и уже используемых в компании систем ГЛОНАСС/GPS мониторинга транспорта и топливных карт экономить до 30% затрат на эксплуатацию автопарка
Дополнительные проценты экономии делают итоговый продукт компании в своем направлении бизнеса более конкурентоспособным, а верное распоряжение освободившимися финансовыми ресурсами делает возможным и обновление парка техники и повышение уровня дохода сотрудников компании.
Контроль топлива через систему ГЛОНАСС/GPS мониторинга транспорта
Знать местонахождение машины, её маршрут, данные о топливе и большое количество прочей информации совершенно точно полезно всем, независимо от размера автопарка, а те, кто научился эффективно управлять им на основе получаемых со спутника данных ежегодно экономят значительные средства.
За 20 с небольшим лет практически каждая компания с собственным автопарком уже внедрила инструменты мониторинга транспортных средств. Это стало часто “must have”, но часть предприятий используют систему очень ограничено или просто как “следилку” и объяснение этого довольно просто. Данные по “спутнику” не всегда идеально точны. Причин много: от разных методов подсчета пробега у GPS и одометра до системного недолива топлива на заправках. Часть сотрудников занимается постоянной сверкой исходных данных, спорят с водителями и поставщиками систем и в итоге используют только очень ограниченный функционал, который по их мнению “точно работает”. Людям сложно понять, что система мониторинга это не панацея, которая при установке автоматом снизит расход на 20-30%. Навигация и дополнительные датчики это бизнес-инструмент, направленный на независимую оценку всего процесса эксплуатации техники, и в голове грамотного сотрудника он воспринимается как помощник, а не исполнитель.
Управлять и снижать расходы можно только на основе независимых цифр – и мониторинг их предоставляет.
Фокус контроля у большинства людей направлен на самую большую боль (статью затрат), и в случае транспортного участка это топливо. Вариантов мошенничества с ним огромная масса и диспетчер или другие ответственные за это направления люди каждый день работают, дабы не пропустить очередную “схему”. Анализ достоверности данных выполняет сотрудник, сверяющий показания по чекам или топливной карте с заправками по датчику уровню топлива. Процесс не совсем простой и сильно затратный по времени. Большие по объему таблицы, ручное копирование данных, их сравнение, учет допустимой погрешности. Это только часть бизнес-процесса по сверке. Даже самые усидчивые люди не смогут долго и с должным вниманием выполнять эту работу, а время, потраченное на ее выполнение, можно инвестировать в развитие бизнеса.
Как проводить сверку заправок в 2 клика и выявлять все аномалии с топливом?
Любую ручную и постоянно повторяющуюся операцию в современном мире принято автоматизировать. Сверка заправок, да и в целом процедура контроля топлива не исключение: облачный сервис управления автопарком “Завгар Онлайн” отлично решает эти задачи, сокращая до 70% ручных операций и позволяя оптимизировать до 30% затрат на топливо. Он предоставляет цифры, на основе которых ставятся бизнес-задачи.
Применение ГЛОНАСС в системе контроля топлива
Неэффективный топливный расход – одна из основных проблем владельцев грузовых автопарков. Кроме того, случаи мошенничества с топливом наиболее часто связаны именно с крупногабаритным видом транспорта, и высокий риск кражи всегда существует при отсутствии автоматизированного контроля за топливом.
Что представляет собой система контроля топлива
Данная контролирующая система представляет собой комбинацию электрооборудования и программного обеспечения (ПО). К электронному оборудованию относятся:
Все установленные датчики используются для сбора данных и передачи их в ПО. После ввода сведений в программу они обрабатываются и анализируются в реальном времени, после чего хранятся 2 года. Менеджеры могут распечатать отчет системы контроля топлива в любое время, чтобы просмотреть данные каждого транспортного средства.
Контроль расхода топливной жидкости с помощью мониторинга ГЛОНАСС позволяет отслеживать все перемещения ГСМ в автоматическом режиме без каких-либо дополнительных усилий, брошенных на обнаружение незаконных сливов топлива, заправок и переливов из одного автомобиля в другой.
Согласно исследованию, проведенному в июле 2020 года, компании, внедряющие системы контроля топлива, снизили затраты на техническое обслуживание автомобилей на 20-40%. Это положительно сказалось на экономической деятельности организаций.
По мнению специалистов, контроль расхода топливной жидкости положительно влияет на прибыльность компании.
Зачем контролировать расход топлива
При разработке решения топливного контроля были учтены все возможные варианты неправильного использования топлива. Благодаря синхронизации ГЛОНАСС, GPS, технологии GSM, измерению уровня топлива в баке и передовому программному обеспечению это решение позволяет:
Данные исследований показывают, что при содержании автопарка расходы на топливо составляют от 30 до 35 процентов потребления. В компании с более 100 единиц машин значение может достигать 40-45 процентов. Связано это с необходимостью контролировать поток горюче-смазочных материалов и вести учет топлива.
Чем больше автопарк, тем сложнее осуществлять контроль за ним. Вы должны использовать технологии для автоматического управления топливом и его движением. Эффект от них следующий:
Принцип работы системы учета топлива
Принцип работы системы контроля топлива очень прост: в топливный бак помещается специальный прибор для определения уровня бензина или дизельного топлива, а затем полученные от внедренного датчика данные передаются в систему GPS/ГЛОНАСС.
После поступления сведений на сервер, они обрабатываются и сохраняются. Время хранения не ограничено, и все данные зарезервированы. К сведениям имеют доступ диспетчеры, заказчики и бухгалтеры, с помощью соответствующего ПО они могут анализировать и обрабатывать данные системы мониторинга с использованием отчетов:
Отчеты ГЛОНАСС по контролю расхода топлива
Клиенты имеют возможность использовать программное обеспечение для получения окончательных результатов анализа данных и работы оборудования через соответствующие отчеты.
В ПО вы также можете автоматически создавать необходимые отчеты, устанавливать получателей и отправлять им необходимую информацию по электронной почте с определенной периодичностью. Например, вы можете настроить получение отчетов за всю неделю, месяц, ежедневно или в конкретный день.
Область применения систем контроля топлива:
Кроме стандартных функций системы ГЛОНАСС и возможности контролировать топливо, владельцы различных производств используют и другие ее решения. Например:
Заправки и сливы топлива
Отдельный отчет о заправках и сливах ведется для контроля расхода топлива на конкретных транспортных средствах. Здесь имеются подробные данные по заправке и разгрузке, объему и местонахождению. В этом отчете также есть соответствующая диаграмма уровня топливной жидкости в баке для анализа расхода бензина.
Движение и стоянки с топливом
Соответствующий глобальный отчет позволяет отслеживать маршруты транспортных средств, соблюдение расписания и получать сведения о топливе на определенных заданных участках. В отчете представлена информация о заправках автомобиля, фактическом расходе топливной жидкости и пробеге.
Отчет о заправках и сливах автопарка
Отчет, используемый для просмотра сведений, собранных с нескольких автомобилей, особенно полезен для компаний с большим автопарком. Этот отчет содержит все данные, необходимые для анализа и контроля топлива автомобиля:
Все перечисленные параметры сравниваются системой с нормой расхода. Кроме того, диспетчер может один раз вести учет расхода топливной жидкости для каждого транспортного средства и анализировать работоспособность оборудования на основе отчета «Групповая заправка и сливы». Например:
Методы списания топлива по ГЛОНАСС
Методик списания топливной жидкости по системе ГЛОНАСС существует несколько. А именно:
Установка трекера контроля топлива и системы блокировки
Установкой таких систем занимаются специалисты. Внедрение устройства, ответственного за контроль расхода топливной жидкости, напрямую связано с монтажом датчика уровня топлива (ДУТ), что позволяет точно измерять реальный расход бензина.
Дополнительно можно установить реле блокировки, который поможет защитить автомобиль. У вас будет возможность не только управлять своим водителем в режиме онлайн, но и защитить машину от кражи. Вы сможете выключить работающий двигатель и предотвратить его последующий запуск.
В то же время, если автомобиль движется в момент блокировки, он не остановится внезапно, а будет медленно замедляться до полной остановки, тем самым не создавая аварийную ситуацию и не повреждая двигатель.
Какую систему поставить
Расход топливной жидкости – один из самых главных и наглядных показателей эффективности автопарка. Если затраты начинают расти, а эффективность топчется на месте, есть причины подумать о рациональном использовании топлива и сознательности водителя.
Без контроля вы можете столкнуться с одной из следующих проблем:
Контроль за сливом и заправкой грузовиков и других больших машин – очень актуальная тема. Ведь чем крупнее бак автомобиля, тем большие финансовые потери можно понести от нечестных водителей.
ДУТ — лучший вариант для большегрузов
Лучшим вариантом для грузовиков является установка бортового GPS-терминала, а затем подключение к датчику уровня топлива (ДУТ). Специалистами рекомендуются к установке цифровые датчики, поскольку они обеспечивают наиболее точные показания.
Внутренний микропроцессор FLS может автоматически исправлять ошибки измерения, вызванные неравномерным распределением содержимого в резервуарах неправильной формы.
После установки датчика калибруется сам топливный бак, поэтому после небольшой корректировки ДУТ в системе мониторинга вы можете получить точную информацию об объеме топлива, расходе (в литрах), количестве и объемах заправок и разгрузок бака.
Контроль на легком коммерческом транспорте
Коммерческий легковой транспорт включает малотоннажные автомобили. Обычно к ним относятся бортовые грузовики ГАЗель, микроавтобусы и фургоны. Это машины, которые наиболее часто имеются в автопарках малых и средних предприятий.
Есть два способа контролировать количество топливной жидкости в автомобилях с малым тоннажем. Какой из них вы выберете, зависит от модели авто и от того, насколько точные измерения вам нужны.
Виды контроля следующие:
Отслеживание сливов и заправок у легковой машины
Проводить отслеживание заправок и сливов у легковушек можно двумя способами. Они следующие:
Использование современных технологий мониторинга транспортных средств для снижения расхода топлива – это самый простой и дешевый способ повышения эффективности бизнеса. При отсутствии системы мониторинга и дополнительного телекоммуникационного оборудования с точностью контролировать расход топлива невозможно.