В чем заключается назначение справочной картотеки обращений

Информационно-справочная работа по документам

Одна из главных целей регистрации — создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводст­ва обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой доку­мент;

• в каких документах можно найти информацию по кон­кретному вопросу.

Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов — важнейшая задача службы делопроизводст­ва. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записы­ваются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помо­щью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной карто­теки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке обычно бывают на­звания структурных подразделений (если они есть) или направ­ления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется карто­тека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Жела­тельно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая форми­руется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно кар­тотеки на исполненные и неисполненные документы.

Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картоте­ки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной рабо­те находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек — три года. В картотеке законодатель­но-нормативных и распорядительных документов карточки сто­ят до замены документов новыми.

В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводствен­ных служб.

Возможности информационно-справочного обслуживания зна­чительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Справка может выдаваться:

• по конкретному документу: где находится; стадия подго­товки; результат исполнения; место хранения.

• По теме (содержанию): конкретный документ; группа до­кументов.

• По корреспонденту/автору: конкретный документ; все до­кументы автора; все документы автора по определенному вопросу; все документы автора за указанный период.

• По региону: стране; области; городу;

Для поиска документа или группы документов могут зада­ваться следующие реквизиты:

• входящие, исходящие, внутренние документы (поиск мо­жет вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

• вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

• приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних — подписания докумен­та, от и до);

• регион, по которому ведется поиск (страна, область);

При поиске сведений по конкретному документу может не­посредственно задаваться номер документа.

Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату испол­нения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной ба­зе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости — по архивной базе данных (докумен­ты предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается реги­страционная форма. При поиске группы документов результа­ты поиска выводятся на экран и распечатываются в таблич­ной форме.

Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находит­ся в данный момент. Если документ уже исполнен, то на эк­ран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

Существенно расширяют возможности поиска полнотексто­вые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время полу­чает все большее распространение. В этом случае к регистраци­онной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий — полученный по элек­тронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний — подготовленный с помощью текстового ре­дактора, электронной таблицы и т.п.).

Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять по­иск не только по реквизитам, внесенным в карточку на доку­мент, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закуп­кой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по сло­вам «бумага» и «Восход».

Компьютерные технологии позволили во много раз умень­шить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество при­нимаемых управленческих решений и текст создаваемых до­кументов.

Контрольные вопросы

1. Какое значение имеет информационно-справочная работа в организации документационного обеспечения управленче­ской деятельности?

2. Как информационно-справочная работа связана с регистраци­ей документов?

3. В каких формах может быть организована информационно-справочная работа в учреждении?

4. Назовите наиболее типичные виды запросов по документам.

5. Как строится информационно-справочная картотека в тради­ционной форме, ее разделители?

6. В чем преимущество ведения информационно-справочной ра­боты в автоматизированном режиме?

7. По каким данным о документе может наводиться справка в автоматизированном режиме?

Источник

В чем заключается назначение справочной картотеки обращений

пВТБЭЕОЙС НПЗХФ ВЩФШ РЙУШНЕООЩНЙ Й ХУФОЩНЙ. рЙУШНЕООЩЕ ПВТБЭЕОЙС ЗТБЦДБО ДПМЦОЩ УПДЕТЦБФШ ОБЙНЕОПЧБОЙЕ Й БДТЕУ ПТЗБОБ ЧМБУФЙ, ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЙМЙ ДПМЦОПУФОПЗП МЙГБ, ЛПФПТЩН ПОЙ БДТЕУПЧБОЩ, ЙЪМПЦЕОЙЕ УХЭЕУФЧБ РТЕДМПЦЕОЙС, ЪБСЧМЕОЙС, ЦБМПВЩ ЙМЙ ИПДБФБКУФЧБ, ЖБНЙМЙЙ, ЙНЕОБ, ПФЮЕУФЧБ ПВТБЭБАЭЙИУС, ЙИ БДТЕУБ, ОПНЕТБ ФЕМЕЖПОПЧ, ДБФХ Й МЙЮОЩЕ РПДРЙУЙ. еУМЙ Ч ПВТБЭЕОЙЙ ОЕ ХЛБЪБОЩ ЖБНЙМЙС, БДТЕУ (НЕУФБ ЦЙФЕМШУФЧБ, ТБВПФЩ ЙМЙ ХЮЕВЩ) Й МЙЮОБС РПДРЙУШ, ПОП УЮЙФБЕФУС БОПОЙНОЩН Й ОЕ ДПМЦОП ТБУУНБФТЙЧБФШУС. хУФОЩЕ ПВТБЭЕОЙС ЗТБЦДБО ЙЪМБЗБАФУС ЧП ЧТЕНС МЙЮОПЗП РТЙЕНБ. еУМЙ ЙЪМПЦЕООЩЕ ЖБЛФЩ Й ПВУФПСФЕМШУФЧБ ПЮЕЧЙДОЩ Й ОЕ ФТЕВХАФ ДПРПМОЙФЕМШОПК РТПЧЕТЛЙ, МЙЮОПУФЙ ПВТБЭБАЭЙИУС ЙЪЧЕУФОЩ, ОБ ОЙИ ДБЕФУС ХУФОЩК ПФЧЕФ. еУМЙ ДМС ПФЧЕФБ ФТЕВХЕФУС ЧТЕНС ДМС ОБЧЕДЕОЙС УРТБЧПЛ Й Ф.Д., ЗТБЦДБОЙОХ ПФЧЕЮБАФ РЙУШНЕООП.

рТБЧЙМБ ЧЕДЕОЙС ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ РП ПВТБЭЕОЙСН ЗТБЦДБО ХУФБОПЧМЕОЩ фЙРПЧЩН РПМПЦЕОЙЕН П ЧЕДЕОЙЙ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ РП РТЕДМПЦЕОЙСН, ЪБСЧМЕОЙСН Й ЦБМПВБН ЗТБЦДБО Ч ЗПУХДБТУФЧЕООЩИ ПТЗБОБИ, ОБ РТЕДРТЙСФЙСИ, Ч ХЮТЕЦДЕОЙСИ Й ПТЗБОЙЪБГЙСИ, ЛПФПТПЕ СЧМСЕФУС ПУОПЧПК ДМС ЧЕДЕОЙС ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ РП ПВТБЭЕОЙСН ЗТБЦДБО. пФЧЕФУФЧЕООПУФШ ЪБ ПТЗБОЙЪБГЙА Й ЧЕДЕОЙЕ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ РП ПВТБЭЕОЙСН ЗТБЦДБО ЧПЪМПЦЕОБ ОБ ТХЛПЧПДЙФЕМС ПТЗБОЙЪБГЙЙ.

4.5.2 фЕИОПМПЗЙС Й ПТЗБОЙЪБГЙС ТБВПФЩ У ПВТБЭЕОЙСНЙ ЗТБЦДБО

фЕИОПМПЗЙС ТБВПФЩ У ПВТБЭЕОЙСНЙ ЗТБЦДБО ЧЛМАЮБЕФ:

рТЙЕН Й РЕТЧЙЮОБС ПВТБВПФЛБ РЙУШНЕООЩИ ПВТБЭЕОЙК ЗТБЦДБО ЧЕДЕФУС ФБЛ ЦЕ, ЛБЛ Ч ПВЭЕН ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕ. тЕЗЙУФТЙТХАФ ЧУЕ ВЕЪ ЙУЛМАЮЕОЙС ПВТБЭЕОЙС ЗТБЦДБО. тЕЗЙУФТБГЙПООЩК ЙОДЕЛУ ЧЛМАЮБЕФ ОБЮБМШОХА ВХЛЧХ ЖБНЙМЙЙ БЧФПТБ Й РПТСДЛПЧПЗП ОПНЕТБ РПУФХРЙЧЫЕЗП ПВТБЭЕОЙС (б-105). тЕЗЙУФТБГЙПООЩК ЙОДЕЛУ НПЦЕФ ВЩФШ ДПРПМОЕО ДТХЗЙНЙ ПВПЪОБЮЕОЙСНЙ, ЕУМЙ ПОЙ ОЕПВИПДЙНЩ ДМС ПВЕУРЕЮЕОЙС УЙУФЕНБФЙЪБГЙЙ, РПЙУЛБ, БОБМЙЪБ Й УПИТБООПУФЙ ПВТБЭЕОЙК ЗТБЦДБО. еУМЙ ЗТБЦДБОЙО ОБРТБЧМСЕФ ПВТБЭЕОЙЕ РП ПДОПК РТПВМЕНЕ Ч ТБЪМЙЮОЩЕ ХЮТЕЦДЕОЙС, ЧУЕ ПОЙ ВХДХФ Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У ЪБЛПОПДБФЕМШУФЧПН РЕТЕДБОЩ Ч ФПФ ПТЗБО ЙМЙ ПТЗБОЙЪБГЙА, ЛПФПТЩЕ ЛПНРЕФЕОФОЩ Ч ТЕЫЕОЙЙ ЧПРТПУБ, РПУФБЧМЕООПЗП Ч ПВТБЭЕОЙЙ. ч ЬФПН УМХЮБЕ ЧУЕ РПУФХРЙЧЫЙЕ ПВТБЭЕОЙС ОЕПВИПДЙНП ХЮЙФЩЧБФШ РПД ТЕЗЙУФТБГЙПООЩН ЙОДЕЛУПН РЕТЧПЗП ПВТБЭЕОЙС У ДПВБЧМЕОЙЕН РПТСДЛПЧПЗП ОПНЕТБ, РТПУФБЧМСЕНПЗП ЮЕТЕЪ ДТПВШ (б-105/1, б-105/2).

зТБЦДБОЙО НПЦЕФ ОБРТБЧЙФШ РПЧФПТОПЕ ПВТБЭЕОЙЕ, Ф.Е. ПВТБЭЕОЙЕ, РПУФХРЙЧЫЕЕ ПФ ПДОПЗП Й ФПЗП ЦЕ МЙГБ РП ПДОПНХ Й ФПНХ ЦЕ ЧПРТПУХ, ЕУМЙ УП ЧТЕНЕОЙ РЕТЧПЗП ПВТБЭЕОЙС ЙУФЕЛ ХУФБОПЧМЕООЩК УТПЛ ТБУУНПФТЕОЙС ЙМЙ ЗТБЦДБОЙО ОЕ ХДПЧМЕФЧПТЕО ДБООЩН ЕНХ ПФЧЕФПН. фПЗДБ ПВТБЭЕОЙА РТЙУЧБЙЧБЕФУС ПЮЕТЕДОПК ТЕЗЙУФТБГЙПООЩК ЙОДЕЛУ, Ч РТБЧПН ЧЕТИОЕН ХЗМХ РЕТЧПЗП МЙУФБ ФЕЛУФБ ПВТБЭЕОЙС Й Ч ТЕЗЙУФТБГЙПООПК ЖПТНЕ УФБЧЙФУС ПФНЕФЛБ «рПЧФПТОП» Й РПДВЙТБЕФУС ЧУС РТЕДЫЕУФЧХАЭБС РЕТЕРЙУЛБ.

тЕЗЙУФТБГЙПООПК ЖПТНПК ДМС ПВТБЭЕОЙК ЗТБЦДБО СЧМСЕФУС ТЕЗЙУФТБГЙПООП-ЛПОФТПМШОБС ЛБТФПЮЛБ (тлл), ЛПФПТБС УПУФБЧМСЕФУС ОБ ВХНБЗЕ ЖПТНБФБ б5. жПТНБ ЛБТФПЮЛЙ РТЕДУФБЧМЕОБ ОБ ТЙУХОЛЕ 24.

еУМЙ ТБУУНБФТЙЧБЕНПЕ ПВТБЭЕОЙЕ ОЕ ПФОПУЙФУС Л ЛПНРЕФЕОГЙЙ ДБООПК ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ТХЛПЧПДЙФЕМШ Ч ТЕЪПМАГЙЙ ДБЕФ ТБУРПТСЦЕОЙЕ П ЕЗП РЕТЕУЩМЛЕ РП ОБЪОБЮЕОЙА. пВ ЬФПН УППВЭБЕФУС ЪБСЧЙФЕМА (РЙУШНЕООП) ОЕ РПЪДОЕЕ ЮЕН Ч 5-ДОЕЧОЩК УТПЛ. пВТБЭЕОЙЕ НПЦЕФ УПДЕТЦБФШ ЧПРТПУЩ, ЛПФПТЩЕ НПЗХФ ТБЪТЕЫЙФШ ОЕУЛПМШЛП ЛПНРЕФЕОФОЩИ ПТЗБОПЧ. фПЗДБ ТХЛПЧПДЙФЕМШ ДБЕФ Ч ТЕЪПМАГЙЙ ХЛБЪБОЙЕ ТБУУНПФТЕФШ ЧПРТПУ (ЧПРТПУЩ), ПФОПУСЭЙЕУС Л ЛПНРЕФЕОГЙЙ ЕЗП ПТЗБОЙЪБГЙЙ, Б УПДЕТЦБОЙЕ ДТХЗЙИ УППВЭБЕФ УППФЧЕФУФЧХАЭЙН ПТЗБОБН. ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ ИБТБЛФЕТБ ПВТБЭЕОЙС ТХЛПЧПДЙФЕМШ НПЦЕФ УТБЪХ РТЙОСФШ ТЕЫЕОЙЕ Й ПФТБЪЙФШ ЕЗП Ч ТЕЪПМАГЙЙ. ч ЬФПН УМХЮБЕ УЕЛТЕФБТШ УПУФБЧМСЕФ Й ПЖПТНМСЕФ ПФЧЕФ ЪБСЧЙФЕМА. еУМЙ ФТЕВХЕФУС НОЕОЙЕ УРЕГЙБМЙУФПЧ, ЪБРТПУЩ Ч ДТХЗЙЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ Й Ф.Д., ТХЛПЧПДЙФЕМШ ОБЪЩЧБЕФ Ч ТЕЪПМАГЙЙ ЙУРПМОЙФЕМС (ЙУРПМОЙФЕМЕК), Й ДПЛХНЕОФ РЕТЕДБЕФУС ОБ ЙУРПМОЕОЙЕ.

рТПЕЛФ ПФЧЕФБ ЗТБЦДБОЙОХ ДПМЦЕО ЗПФПЧЙФШУС ПЮЕОШ ФЭБФЕМШОП. рТЙОЙНБЕНПЕ ТЕЫЕОЙЕ ДПМЦОП ПРЙТБФШУС ОБ ЪБЛПОПДБФЕМШУФЧП тж, ЧУЕУФПТПООЕЕ ЙЪХЮЕОЙЕ ЧУЕИ ПВУФПСФЕМШУФЧ Й РТЙЮЙО, РПВХДЙЧЫЙИ ЗТБЦДБОЙОБ РПУМБФШ ПВТБЭЕОЙЕ. лПОФТПМШ ЪБ ЙУРПМОЕОЙЕН ПВТБЭЕОЙК ЗТБЦДБО ОЕПВИПДЙНП ЧЕУФЙ ЪБ ЛБЦДЩН РПМХЮЕООЩН ПВТБЭЕОЙЕН. дМС ПВТБЭЕОЙК ЗТБЦДБО ХУФБОПЧМЕОЩ ЛПОЛТЕФОЩЕ УТПЛЙ ЙУРПМОЕОЙС. ьФЙ УТПЛЙ ФЙРПЧЩЕ, Ф.Л. ХУФБОПЧМЕОЩ ЪБЛПОПДБФЕМШОЩНЙ БЛФБНЙ. рТПДМЙФШ УТПЛ ЙУРПМОЕОЙС ПВТБЭЕОЙС ЗТБЦДБОЙОБ ЙНЕЕФ РТБЧП ФПМШЛП ТХЛПЧПДЙФЕМШ ПТЗБОЙЪБГЙЙ. пВТБЭЕОЙС, ОБ ЛПФПТЩЕ ДБАФУС РТПНЕЦХФПЮОЩЕ ПФЧЕФЩ, У ЛПОФТПМС ОЕ УОЙНБАФУС.

чУЕ ПУФБМШОЩЕ ФЕИОПМПЗЙЮЕУЛЙЕ ПРЕТБГЙЙ РП ЛПОФТПМА ЪБ ЙУРПМОЕОЙЕН ПВТБЭЕОЙК ЗТБЦДБО ОЕ ПФМЙЮБАФУС ПФ ПВЭЕЗП ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ (ПФЧЕФУФЧЕООПУФШ ЪБ ПВЕУРЕЮЕОЙЕ УЧПЕЧТЕНЕООПЗП Й РПМОПЗП ТБУУНПФТЕОЙС ПВТБЭЕОЙК, ЖПТНЙТПЧБОЙЕ Й ЙУРПМШЪПЧБОЙЕ ЛПОФТПМШОПК ЛБТФПФЕЛЙ, УОСФЙЕ У ЛПОФТПМС).

пУПВЕООПУФШ ЙОЖПТНБГЙПООП-УРТБЧПЮОПК ТБВПФЩ РП ПВТБЭЕОЙСН ЗТБЦДБО ЪБЛМАЮБЕФУС Ч ФПН, ЮФП ОБДП ЙНЕФШ УРТБЧПЮОХА ЛБТФПФЕЛХ, ЗДЕ ЛБТФПЮЛЙ УЙУФЕНБФЙЪЙТПЧБОЩ Ч РПТСДЛЕ БМЖБЧЙФБ ЖБНЙМЙК ЪБСЧЙФЕМЕК. рТЙ ОБМЙЮЙЙ ФБЛПК БМЖБЧЙФОПК ЛБТФПФЕЛЙ РП ЖБНЙМЙЙ БЧФПТБ ПВТБЭЕОЙС МЕЗЛП ПФЧЕФЙФШ ОБ МАВПК ЪБРТПУ П УПУФПСОЙЙ ТБУУНПФТЕОЙС МАВПЗП ПВТБЭЕОЙС. рПНЙНП ЬФПК ЛБТФПФЕЛЙ НПЗХФ УПЪДБЧБФШУС Й ДТХЗЙЕ. рТЙОГЙР УЙУФЕНБФЙЪБГЙЙ Ч ОЙИ ЛБТФПЮЕЛ ХУФБОБЧМЙЧБЕФУС ПТЗБОЙЪБГЙЕК.

зМБЧОПК ПУПВЕООПУФША ФЕЛХЭЕЗП (ПРЕТБФЙЧОПЗП) ИТБОЕОЙС ПВТБЭЕОЙК ЪБЛМАЮБЕФУС Ч ФПН, ЮФП ЧУЕ ДПЛХНЕОФЩ, УПЪДБООЩЕ Ч РТПГЕУУЕ РПДЗПФПЧЛЙ ПФЧЕФБ ЗТБЦДБОЙОХ, Й УБНП ПВТБЭЕОЙЕ ИТБОСФУС Х ПФЧЕФУФЧЕООПЗП ЪБ ТБВПФХ У ПВТБЭЕОЙСНЙ. жПТНЙТПЧБОЙЕ Й ИТБОЕОЙЕ ДЕМ Х ЙУРПМОЙФЕМС ЪБРТЕЭБЕФУС. рПЬФПНХ РПУМЕ ЪБЧЕТЫЕОЙС ТБВПФЩ Й РПДЗПФПЧЛЙ ПФЧЕФБ ЗТБЦДБОЙОХ ЙУРПМОЙФЕМШ ПВСЪБО ЧУЕ ДПЛХНЕОФЩ, ЧЛМАЮБС ЬЛЪЕНРМСТ ЛПОФТПМШОП-ТЕЗЙУФТБГЙПООПК ЛБТФПЮЛЙ, РЕТЕДБФШ ПФЧЕФУФЧЕООПНХ ЪБ ТБВПФХ У ПВТБЭЕОЙСНЙ ЗТБЦДБО ДМС ГЕОФТБМЙЪПЧБООПЗП ЖПТНЙТПЧБОЙС ДЕМБ.

рПДЗПФПЧЛБ Й РЕТЕДБЮБ ПВТБЭЕОЙК ЗТБЦДБО Ч БТИЙЧ ПТЗБОЙЪБГЙЙ ПУХЭЕУФЧМСЕФУС Ч ПУОПЧОПН ФБЛ ЦЕ, ЛБЛ Ч ПВЭЕН ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕ: ДЕМБ Ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ УТПЛПЧ ИТБОЕОЙС РПДМЕЦБФ РПМОПНХ ЙМЙ ЮБУФЙЮОПНХ ПЖПТНМЕОЙА, РПДЧЕТЗБАФУС ЬЛУРЕТФЙЪЕ ОБХЮОПК Й РТБЛФЙЮЕУЛПК ГЕООПУФЙ ДПЛХНЕОФПЧ Й Ф.Д. пУПВЕООПУФША ЬФПЗП ЬФБРБ ТБВПФЩ СЧМСЕФУС ФП, ЮФП ОБДП ПЮЕОШ ЧОЙНБФЕМШОП ОБ ЬФБРЕ ЬЛУРЕТФЙЪЩ ГЕООПУФЙ РТЙОЙНБФШ ТЕЫЕОЙЕ П УТПЛЕ ИТБОЕОЙС ФЕИ ЙМЙ ЙОЩИ ПВТБЭЕОЙК. рПТСДПЛ РЕТЕДБЮЙ ДЕМ Ч БТИЙЧ, ЙИ ХОЙЮФПЦЕОЙС ОЕ ПФМЙЮБЕФУС ПФ ПВЭЕЗП ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ.

мЙЮОЩК РТЙЕН ЗТБЦДБО НПЗХФ ЧЕУФЙ: ТХЛПЧПДЙФЕМШ, ЕЗП ЪБНЕУФЙФЕМЙ, ПФЧЕФУФЧЕООЩЕ ТБВПФОЙЛЙ. рТПЧЕДЕОЙЕ РТЙЕНБ ДПМЦОП ВЩФШ ФЭБФЕМШОП РТПДХНБОП Й ПТЗБОЙЪПЧБОП. дМС ЬФПЗП ОЕПВИПДЙНП ХУФБОПЧЙФШ НЕУФП Й ЧТЕНС РТЙЕНБ, ЧЩВТБФШ РПНЕЭЕОЙЕ Й ПВПТХДПЧБОЙЕ ДМС ОЕЗП.

рТЙ МЙЮОПН РТЙЕНЕ ЧЕДХФУС тлл ЙМЙ ЦХТОБМ, ЗДЕ ЖЙЛУЙТХЕФ ЛБЛ ХУФОЩЕ, ФБЛ Й РЙУШНЕООЩЕ ПВТБЭЕОЙС ЗТБЦДБО. рТЙЮЕН ОБЙВПМЕЕ ХДПВОПК СЧМСЕФУС ОЕРТЕТЩЧОБС ЧБМПЧБС ТЕЗЙУФТБГЙС ЧУЕИ ПВТБЭЕОЙК, РПУФХРЙЧЫЙИ ЮЕТЕЪ РПЮФПЧПЕ ПФДЕМЕОЙЕ Й ЧП ЧТЕНС МЙЮОПЗП РТЙЕНБ.

еУМЙ Ч РТПГЕУУЕ МЙЮОПЗП РТЙЕНБ ЗТБЦДБОЙО ХДПЧМЕФЧПТЕО ТЕЫЕОЙЕН ТХЛПЧПДЙФЕМС, ЛТБФЛПЕ УПДЕТЦБОЙЕ ТЕЫЕОЙС РЕТЕОПУЙФУС Ч тлл Й ПВТБЭЕОЙЕ ЗТБЦДБОЙОБ УЮЙФБЕФУС ЙУРПМОЕООЩН. еУМЙ ТХЛПЧПДЙФЕМШ ОЕ НПЦЕФ РТЙОСФШ ТЕЫЕОЙЕ ЧП ЧТЕНС РТЙЕНБ, УПУФБЧМСЕФУС РЙУШНЕООПЕ ПВТБЭЕОЙЕ Й У ОЙН ЧЕДЕФУС ТБВПФБ ЛБЛ У РЙУШНЕООЩН ПВТБЭЕОЙЕН. тЕЫЕОЙЕ ЧПРТПУБ, РПУФБЧМЕООПЗП Ч ПВТБЭЕОЙЙ ЗТБЦДБОЙОБ, НПЦЕФ ПФОПУЙФШУС Л ЛПНРЕФЕОГЙЙ ЙОПЗП ПТЗБОБ, ПТЗБОЙЪБГЙЙ, Ч ЬФПН УМХЮБЕ ДПМЦОПУФОПЕ МЙГП, ЧЕДХЭЕЕ РТЙЕН, ПВСЪБОП РПНПЮШ РПУЕФЙФЕМА ПРТЕДЕМЙФШ, ЗДЕ ОБИПДЙФУС ОХЦОПЕ ХЮТЕЦДЕОЙЕ, РПДУЛБЪБФШ ОПНЕТБ ФЕМЕЖПОБ, ЖБЛУБ Й Ф. Д.

Источник

Что представляет собой справочная картотека?

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреж­дении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по ал­фавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложе­ния, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как бо­лее полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная кар­точка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо исполь­зуется для создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

Какие принципы ведения картотеки существуют?

Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.

При карточной системе регистрации ведут две картотеки:

1) сроковая контрольная картотека;

2) справочная картотека.

Карточку на документ заполняют по мере выполнения следующих операций:

1) передача документа руководителю;

2) получение резолюции срока исполнения и исполнителя.

Вопрос № 6

Что включает в себя контроль исполнения документа после нанесения на него резолюции?

«Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов». При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

Иногда по решению руководства организации контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы делопроизводства. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

Источник

В чем заключается назначение справочной картотеки обращений

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации. [c.262]

Справочная картотека делится на две части в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую — на исполненные. [c.262]

Наличие номенклатуры дел в каждой организации, на предприятии обязательно. Она используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. [c.267]

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки справочные контрольно-справочные по географии поступающих документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях. [c.202]

Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные картотеки (информационные базы Данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативным актам приказам, решениям, поручениям. [c.185]

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. [c.185]

В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных, [c.185]

Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуру включаются также незаконченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам. [c.199]

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, также как и все контрольные и справочные картотеки. [c.200]

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц. [c.53]

В разделе Основные задачи и обязанности формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника — регистрация документов в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. [c.209]

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме. [c.256]

Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы. [c.256]

Как строится информационно-справочная картотека в традиционной форме, ее разделители [c.259]

Составление номенклатуры. Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение. [c.285]

В архивной практике в качестве оснований классификации пользуются также распределением документации по темам, создавая классификационные схемы тематического типа (в административном делопроизводстве такие схемы иногда используются при создании справочных картотек). [c.106]

В больших учреждениях со сложной структурой управления на каждый документ составляют три экземпляра карточек. После регистрации один экземпляр с резолюцией руководителя передают на контроль в контрольную картотеку, второй — в справочную картотеку, а третий с записью резолюции вместе с документом направляется в структурное подразделение. [c.89]

Руководитель структурного подразделения дает указание в виде резолюции, которая записывается в карточке (такие карточки удобны при регистрации правительственных документов, распорядительных документов данного учреждения при взятии на контроль), и документ передается конкретному исполнителю, а карточка помещается в справочную картотеку структурного подразделения. [c.89]

Справочная картотека обеспечивает быстрое нахождение документа в делопроизводстве. Справочную картотеку в учреждениях условно делят на две части неисполненные и исполненные документы. [c.93]

В крупных учреждениях справочные картотеки могут вестись в канцелярии, структурных подразделениях. В учреждениях с небольшим документооборотом (до 10 000 документов в год) ведется единая справочная картотека на все регистрируемые документы. [c.94]

Сроки исполнения документов фиксируют в карточках, с помощью которых осуществляется контроль за исполнением поручений, содержащихся во внутренних распорядительных документах, поручений руководства учреждения, а также отданных в устной форме. Контрольные карточки группируются в специальной контрольной или в справочной картотеке по срокам исполнения. [c.98]

На контролируемые исходящие инициативные документы составляется контрольная карточка или предусматривается специальный раздел в справочной картотеке. Карточки располагаются в картотеке по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов. [c.98]

Справочная картотека помещается на рабочей столешнице секретаря с правой стороны на расстоянии вытянутой руки. Это позволяет исключить необходимость излишних перемещений секретаря, быстро найти нужную карточку и выдать справку на запрос по телефону (телефонную трубку секретарь держит левой рукой). [c.282]

Справочная картотека делится на две части на неисполненные и исполненные документы. [c.282]

В учреждениях 1, 2 и 3-й категорий справочные картотеки могут вестись как в канцелярии (на переписку руководителя и важнейшую внутреннюю документацию), так и в каждом структурном подразделении (на документы подразделения). [c.283]

Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по отдельной картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки. [c.289]

Для контролируемых исходящих инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, рекомендуется выделить специальный раздел в справочной картотеке. Систематизировать карточки в этом разделе целесообразно по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов. Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на копии документа при регистрации в том случае, если срок не указан в самом тексте документа. [c.289]

Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. [c.328]

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке. [c.247]

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года. [c.256]

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении. [c.266]

Количество экземпляров заполняемых регистрационно-кон-трольных карточек определяется из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это два-три экземпляра 1-й — для контрольной картотеки, 2-й — для справочной картотеки, 3-й — направляется вместе с документом к исполнителю. Однако прежде чем [c.275]

Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа. [c.280]

Должностные обязанности. Читает вслух незрячему специалисту или записывает для него на магнитофон различную информацию. Печатает информацию рельефно-точечным шрифтом Брай-ля, переписывает от руки или печатает на пишущей машине диктуемый незрячим работником текст. Под его руководством чертит схемы, таблицы, изготовляет макеты, пособия элементарной сложности, переносит информацию на машинные носители и обратно, систематизирует литературу, нормативно-справочную картотеку в личной библиотеке. Делает обзор периодических изданий. Просматривает служебную почту, адресованную незрячему специалисту, и знакомит его с ее содержанием. Заполняет по его указанию служебную и иную документацию. В процессе занятий, проводимых незрячим специалистом, чертит на доске или демонстрирует иным способом по его указанию схемы, таблицы, использует технические средства обучения. Информирует о проводимых на предприятии мероприятиях, в которых участие незрячего специалиста необходимо или желательно, знакомит его с приказами, распоряжениями, объявлениями. Сопровождает в служебных командировках. [c.265]

Информационно-нормативного обеспечения АСУ, которое включает в себя входную и выходную информацию, нормативные и справочные картотеки и лентотеки, классификаторы, шифры и коды, используемые в процессе управления. [c.141]

Можно вести, помимо контрольной, справочную кар тотеку по приказам с подразделением карточек на группы действующие приказы, исполненные, отмененные В справочной картотеке карточки группируются преиму щественно по содержанию, в соответствии с классификатором. [c.182]

В чем заключаются общие правила регистрации документов 2. Какие справочные материалы должен использовать секретарь при регистрации документов 3. Как осуществляется индексация документов 4. В чем особенность индексации распорядительных документов 5. Каков порядок регистрации документов на карточках 6. Какие недостатки характерны для журнальной формы регистрации документов 7. Каким требованиям должен отвечать справочный аппарат секретаря в работе с документами 8. Как следует располагать разделы, рубрики в справочной картотеке на неисполненные документы 9. Как строится картотека на исполненные документы Что является разделами и рубриками этой части картотеки 10. В чем достоинства хранения информации в картотеках на обозримых картах П. Какова структура сроковой картотеки 12. В чем заключаются задачи и правила контроля исполнения служебных документов 13. Кто осуществляет контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений в учреждении, структурном подразделении 14.-Какие виды документов подлежат обязательному контролю за их исполнением 15. Для каких документов устанавливаются типовые сроки исполнения На основании чего устанавливают эти сроки 16. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов 17. В каких реквизитах документа может быть указан срок исполнения 18. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа [c.292]

Источник