В чем заключается особенность автоматизации бухгалтерского учета
Автоматизация бухгалтерского учета
Когда бухгалтеру не хватает времени на рутинные задачи, приходит пора задуматься об оптимизации процессов. Можно отдать часть работы на аутсорсинг или найти помощников в штат. Но есть вариант, который поможет сэкономить деньги компании и нервы бухгалтера — автоматизация бухгалтерии.
Для чего нужно автоматизировать бухгалтерию
Автоматизация предполагает передачу части задач человека машине. Например, в бухгалтерии компьютеру можно поручить считать налоги, больничные, зарплату, заполнять типовые документы и бланки. Некоторые процессы можно автоматизировать частично: в работе с первичкой подключить распознавание сканов, а в работе со статистическими отчетами — автоматическую проверку правильности заполнения.
Автоматизация бухучета помогает тратить меньше денег на содержание штата бухгалтеров и одновременно повышает качество учета и отчетности. Повысится скорость работы с громоздкими отчетами и важными цифрами, ошибка в которых стоит дорого. Это могут быть реквизиты счетов, КБК, платежные поручения и пр.
Также автоматизация позволяет создать регистры по типам документации и экономить время на поиске документов. Работать с госорганами тоже будет проще: сдавать отчеты, запрашивать сверки и общаться с контроллерами можно удаленно.
Какие участки бухучета можно автоматизировать
Работать без автоматизации может только временная компания или микро-бизнес. Остальным автоматизация нужна хотя бы минимально — в виде табличек Excel. Для автоматизации доступны любые участки работы бухгалтера.
1. Бухгалтерский учет
В первую очередь, автоматизируем сам бухучёт. Программы для автоматизации помогают оформлять первичку, работать с платежными поручениями, банковскими выписками и ордерами. Книга покупок и продаж составляется автоматически, как и ОСВ по счетам, в которой удобно проверять проводки и сверять их по датам.
2. Работа с сотрудниками
Автоматизация помогает вести кадровый учет. Для автоматизации нужно только создавать карточки сотрудников, учитывать зарплату, формировать табель рабочего времени. Это существенно упрощает расчет отпускных, больничных или зарплаты в будущем. Программа сделает это автоматически, одновременно рассчитывая НДФЛ и взносы, проводя удержания по установленным законом правилам.
3. Работа с документами
Сервисы для автоматизации бухучета, как правило, содержат множество шаблонов для создания документов: договоров, накладных, счетов-фактур, актов и пр. Достаточно выбрать подходящий бланк и ввести свои данные.
Данные можно загрузить в систему из Excel или отсканированных документов. После согласования всех позиций документ можно сохранить и провести в учетной системе.
4. Отчетность и налоги
Вся отчетность формируется автоматически по данным, которые бухгалтер вносит во время ведения учета. Проверка отчетов по контрольным соотношениям тоже автоматизирована, остается только довнести информацию и отправить в органы через ЭДО (для этого дополнительно понадобится электронная подпись).
Автоматизированные системы сами следят за актуальностью отчетных форм и обновляют их без участия бухгалтера.
5. Электронный документооборот
ЭДО — одна из дополнительных возможностей автоматизации бухгалтерии. С его помощью можно отправлять любые документы в электронном виде.
Обычно на сбор подписей ответственных лиц, уходит масса сил и времени. ЭДО позволяет быстро подписывать документы, обмениваться ими с заинтересованными лицами и согласовывать их в короткие сроки. К тому же исключается потеря документов.
ЭДО стоит подключить, чтобы управлять договорами и проектами, оптимизировать внутренний документооборот между подразделениями, наладить и систематизировать хранение документов.
6. Проверка контрагентов
Осмотрительность поможет защититься от блокировки счетов и проблем с налоговой. Сервисы для автоматизации бухучета умеют проверять контрагентов по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП и предупреждать бухгалтеров о рисках.
7. Работа с банками
Интеграция бухгалтерской программы с банками поможет ежедневно экономить до 30 минут. Каждые два часа информация из банка поступает в сервис и обновляется. Исходящие платежные поручения можно сразу отправлять в банк, где их остается только подписать.
Как автоматизация помогает экономить
Рассмотрим экономию на простом примере. В магазине одежды ООО «Бегемот» работал один главбух. Руководитель решил дополнительно запустить собственное производство. Это означало, что объемы документооборота значительно вырастут, бухгалтеру будет сложно. Директор решил нанять двух бухгалтеров на первичку, чтобы не загружать главбуха.
На содержание двух сотрудников с зарплатой по 30 000 рублей в месяц понадобится почти 950 тыс. рублей в год. И это без учета затрат на подбор кадров и обустройство рабочего места. Подсчитаем полные затраты в таблице:
Расходы
Сотрудник 1
Сотрудник 2
Итого за год
360 000 руб. (30 000 руб. × 12 мес.)
108 000 (30 000 руб. × 30% × 12 мес.)
Обустройство рабочего места
В итоге наем двух сотрудников будет стоить компании больше миллиона рублей в год. Это существенная сумма, поэтому главбух предложил директору искать другой вариант. Аутсорсинг дал экономию примерно в 70%, а бухгалтерский сервис с автоматизацией большинства операций — 95%.
ЭДО подключить не получилось, так как часть контрагентов от него наотрез отказалась. Самое простое и бюджетное решение проблемы компании — автоматизировать ввод первички. Это значит, что программа сможет распознавать отсканированные документы, фотографии или Excel-формат. Есть комплексные облачные системы, которые помогают автоматизировать множество участков бухучета, в том числе работу с первичкой. В Контур.Бухгалтерии тоже есть такая функция, она входит в стоимость сервиса даже на самом дешевом тарифе — 8 400 рублей в год.
Есть и программы, которые работают отдельно и берут деньги за каждую страницу или на год вперед. Страница стоит в среднем 5 рублей, годовое обслуживание — от 10 000 руб.
Как автоматизировать бухучет
Чтобы автоматизировать учет, нужно пройти несколько этапов:
Проанализировать потребности. Изучите все внутрифирменные акты, порядок документооборота. Подумайте, насколько масштабным должно быть обновление — каким службам нужна общая база, а что оставить автономным. Нужен ли сетевой режим или достаточно локального.
Поставить задачу. Нужно поставить конкретные задачи по внедрению и запуску автоматизации бухучета. Выберите, какие технические средства для этого понадобятся, какие системы и программы лучше всего подходят под ваши потребности.
При выборе программы опирайтесь на свой бюджет, совместимость операционной системы, наличие обслуживающих фирм в регионе, требования к компьютерам, наличие сетевой и локальной версии.
Обучите персонал. После внедрения любой автоматизации, надо научить сотрудников ею пользоваться. Если кто-то из сотрудников не сможет разобраться и продолжит работать по-старинке, это сломает все процессы. Назначьте ответственных за контроль. Хорошо, если создатели приобретенной программы обучают сотрудников.
Проведите тест. Назначьте тестовый период, во время которого все сотрудники могут рассказать о недостатках системы автоматизации. Проведите доработку: установите дополнительное ПО или обновите софт.
После окончательных доработок систему можно запускать — работать по-новому и с умом.
Контур.Бухгалтерия — это облачный сервис, который подходит малому бизнесу. С нами работают ООО и ИП, у которых не более 100 сотрудников. Мы поддерживаем практически все решения для автоматизации бухгалтерии, постоянно развиваем и совершенствуем систему.
Все новые пользователи могут подключить тестовый период на 14 дней и познакомиться с возможностями программы. Ведите учет, распознавайте документы, сдавайте отчетность и автоматизируйте расчеты с Контур.Бухгалтерией.
Автоматизация бухгалтерского учета
Главное, чтобы после применений самых последних разработок не повторилась одна известная история, когда директор завода жаловался, что до автоматизации бухгалтерских процессов у него работало десяток бухгалтеров, со счетами и электрическими калькуляторами. А после введения новых технологий работников бухгалтерии стало вдвое больше. Причем все сидят за компьютерами с огромными экранами, а между столами бегает взмыленный системный администратор.
Для того, чтобы автоматизация бухгалтерского учета стала эффективной, нужно отойти от сформировавшегося стереотипа, что при покупке любой бухгалтерской программы все проблемы трудоемкости бухгалтерского учета останутся в прошлом. Если руководство предприятия не заинтересовано в улучшении качества ведения бухгалтерской отчетности, автоматизация этого процесса останется раздражающей всех дорогостоящей игрушкой. Введение на предприятии автоматизации финансовых процессов, должно идти вместе с подготовкой персонала, готового и желающего работать в новых условиях.
Архаичное ведение бухгалтерского учета, которое почему-то называют традиционным к 2019 году не часто, но еще встречается, особенно в тех местах, где еще сохранились директора и главные бухгалтера, так называемой «советской экономической школы». Это множество рутинных процедур, катастрофическое количество бумажных бланков и постоянный аврал накануне выдачи зарплаты и подготовке месячных отчетов. Маленькая ошибка в таких документах приводит к многочасовым вечерним, а то и ночным бдениям на работе и большой потере нервных клеток.
Бухгалтерская компьютерная программа позволяет оперативно и без ошибок вести финансовые дела предприятия. Автоматизация бухгалтерского учета не сможет заменить полностью персонал, но зато поможет сократить его и улучшить качественные характеристики работников бухгалтерии. Руководитель получает возможность, в любой момент лично узнать финансовое состояние предприятия, сделать его анализ и просчитать перспективы.
По исследованиям Фонда развития цифровой экономики в Российской Федерации используется более 200 видов бухгалтерских программ. Значительную часть среди них составляют примитивные программы, сделанные отраслевыми программистами и программы зарубежных компаний, которые плохо адаптируются к реалиям экономики переходного типа и не стабильного законодательства, регулирующего финансовые и налоговые аспекты.
Успешное управление предприятием невозможно без современных бухгалтерских программ и персонала, умеющего ими пользоваться. Опытные руководители понимают, что без собственноручного контроля финансовой информации, невозможно принятие никакого серьезного решения. Системно обработанная информация необходимо как для выработки краткосрочной тактики, так и долгосрочной стратегии управления предприятием. А при отсутствии достоверных данных неправильный анализ ситуации может привести к самым негативным последствиям, включая банкротство и разорение.
Основные требования к бухгалтерским программам
Эффективные бухгалтерские программы, должны быть легкими в обучении, надежными в эксплуатации и иметь весь необходимый функционал для ведения учета и документооборота.
Минимальные требования к программному обеспечению качественного бухгалтерского учета состоят из:
Для полноценной работы бухгалтерская система должна иметь доступ к единой базе сведений по финансовому учету на предприятии, и к архивным материалам, для получения любой информации при запросе.
Безопасность системы означает защиту от внешнего проникновения, защиту от сбоев и умышленной повреждения базы данных. Возможность быстрого восстановления данных после сбоя – еще один показатель, для качественной бухгалтерской программы. В этом сегменте специалисты советуют отдавать предпочтение опытным производителям, которые ценят свою репутацию и имеют возможность вовремя проводить обновление программы и регулярные консультации и ознакомительные семинары.
Что ждут от автоматизации бухгалтерского учета
Руководители предприятий от автоматизации бухгалтерского учета ждут повышения эффективности и качества всех финансовых служб предприятия:
Если хоть один пункт из этого списка не исполнен, значит автоматизация бухгалтерских процессов на предприятии была выполнена непрофессионально и нуждается в анализе и исправлении ситуации. Если вовремя не принять меры, ситуация с бухгалтерским обслуживанием предприятия может усугубиться.
Программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета становятся все больше, и это с одной стороны развивает качества предлагаемого продукта, с другой стороны усложняет проблему выбора. Специалисты рынка отмечают консервативность пользователей бухгалтерских программ.
Это выражается в том, что если предприятие уже закупило программу определенного производителя, то его финансовые службы предпочитают под неё подстраиваться, даже если это изначально был неудачный выбор и очень редко инициируют переход на новый программный продукт. Причем все сходятся в том, что нет универсального, устраивающего всех программного обеспечения, для бухгалтерского учета. Поэтому в этой сфере невозможно создания объективного рейтинга. Без применения программного продукта на конкретном предприятии, невозможно сделать выводы о его соответствии ожиданиям заказчика.
1С самая распространенная универсальная платформа для бизнеса
1С является наиболее адаптированной универсальной платформой для ведения бизнеса в условиях регулируемой переходной экономики. Созданная первоначально для цели ведения бухгалтерского учета, платформа стала базовой, для автоматизации любых процессов в производстве и торговле.
Основные преимущества применения 1С в бухгалтерском учете на предприятии:
Обслуживание 1С это разработанный комплекс, в который входят все необходимые процедуры по тестированию, диагностике и исправления ошибок в бухгалтерской программе, которые могут появиться в процессе эксплуатации. Кроме того, доработка 1С выполняется с учетом индивидуальных особенностей предприятия, его потребностей, уровня квалификации персонала.
Программное сопровождение разработчика позволяет оперативно решать любые сложности, которые могут возникнуть в результате эксплуатации программы. Подстроить параметры под индивидуальную особенность основных пользователей. Экономия на обслуживание 1С является типичной ошибкой некомпетентных в вопросах цифровой экономики руководителей.
Программное решение 1С является самым популярным в сегменте малого и среднего бизнеса в РФ. Количество установленных копий превышает 5 миллионов, по анализу Российского налогового портала. Прежде всего, это связано с множеством типовых программ 1С, которые могут быть применены к предприятию любого профиля и размера. Существует ряд нетиповых решений для конкретных предприятий и организаций.
Достоинством 1С является понятный интерфейс, позволяющий работнику с невысокой квалификацией быстро освоить программу, а опытным пользователям работать с максимальной продуктивностью.
Функционал программы легко меняется под насущные потребности предприятия и его специфику. Её легко интегрировать с различным программным обеспечением.
Надежная работа бухгалтерии, правильно организованная с помощью автоматизированного решения 1С напрямую влияет на прибыльность предприятия и его дальнейшее успешное развитие.
Автоматизация бухгалтерского учёта: её преимущества, и как она может повлиять на работу специалистов
Человеческая ошибка – самая большая проблема традиционных методов бухгалтерского учёта. Именно поэтому бизнес нуждается в автоматизации этого процесса.
Но работа бухгалтера – больше, чем просто сложение и вычитание. Бухгалтеры разрабатывают стратегии и составляют бюджет для расширения бизнеса, занимаются аналитикой и консультируют генерального директора. Использование программного обеспечения не означает, что бизнесу не понадобятся люди, которые могут объяснять и анализировать цифры.
Фото: flexi.сom
Программа бухгалтерского учета повышает эффективность среди профессионалов бухгалтерского учета, а не берет на себя их роли и не заменяет их. Это помогает финансовым служащим быстрее и точнее собирать и интерпретировать информацию. Результат – лучшая аналитика и отчетность для бизнеса и более быстрые, более стратегические финансовые решения.
Преимущества автоматизации бухгалтерского учета
Систему можно подстроить под себя.
Автоматизация бухгалтерского учета позволяет быстро и легко вводить кредитные, дебетовые, клиентские и другие финансовые данные. Для того, чтобы полностью настроить программу под себя, не всегда нужно быть программистом. ПО от Инфо-Предприятие имеет простой и гибкий внутренний язык, понятный каждому.
Это безопасно
Хранение записи в бумажных блокнотах или даже на жестком диске компьютера – большой риск. Почти половина всех кибератак в мире нацелены на малый бизнес
Автоматизация учёта поставляется с шифрованием и передовыми функциями безопасности. Также вы можете контролировать, кто из сотрудников имеет доступ к финансовой информации.
Экономия времени.
Не нужно пользоваться разными книгами, а затем пытаться понять написанное и сопоставить данные. Большинство систем автоматизации позволяет вводить разные данные в одно поле, а после – обрабатывают их и связывают с соответствующими данными в системе.
Правильная аналитика и отчеты
Помимо упрощения организации и ускорения расчетов, автоматизация позволяет легко представлять и распространять точную финансовую информацию. Отчёт может получить любой, кто в нём нуждается (как внутри компании, так и за её пределами). Это сильно упрощает проведение проверок и сверку записей.
Фото: centurybizsolutions.net
Лучший способ подготовить бизнес к будущему – инвестировать в автоматизацию. Благодаря более быстрому и глубокому бухгалтерскому учёту расширяются возможности всей организации.
Автоматизация бухгалтерского учета и торговли
Изначально автоматизация предприятий в России на базе тиражируемых решений началась именно с развития систем бухгалтерского учета. Этому способствовало образование и развитие в первой половине 90-х годов большого количества коммерческих структур, остро нуждавшихся в постановке и ведении бухгалтерского учета.
Зачем нужно автоматизировать бухгалтерию?
Бухгалтерский учет — прикладная экономическая дисциплина, приобретающая в условиях переходной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров. Бухгалтерский учет обеспечивает регистрацию, сохранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В условиях частой смены нормативных актов государства и местных органов власти, регулирующих правила бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения предприятий, профессия бухгалтера становится все более престижной, а ее роль в управлении предприятием — ключевой.
Сложность ведения бухгалтерского учета в современной России вынуждает бухгалтера постоянно совершенствовать свою квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения к уже действующим законам и учитывать их в своей практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящее искусство, чтобы, с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уплаты налогов, и, с другой стороны, формально не нарушить закон и избежать штрафных санкций.
Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях является важной составной частью всей системы информационного обеспечения офисной деятельности. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом чисел из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту проблемы автоматизации бухгалтерской деятельности, удобное для неискушенного в применении компьютеров человека решение получить не так-то легко. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.
Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия.
Развитие систем бухгалтерского учета
Российские коммерческие бухгалтерские системы в своем развитии прошли несколько этапов. Первое поколение систем (1988-1991 годы) характеризуется функциональной примитивностью и сложностью адаптации к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета в России. Эти системы изготавливались в расчете на большой тираж при весьма низкой стоимости копии программы и были предназначены для эксплуатации в виде АРМов на автономных компьютерах.
Второе поколение систем (1992-1994 годы) характеризуется большей функциональной полнотой и приспособленностью к различным изменениям в правилах бухгалтерского учета. Среди них впервые появились системы, сочетающие в себе ряд функций учета, непосредственно не связанных с бухгалтерией. Системы второго поколения были предназначены для эксплуатации в локальных сетях или автономно. На этом этапе преобладали универсальные тиражируемые системы, хотя уже стали появляться программные продукты, ориентированные на определенный круг клиентов например, системы для автоматизации торговых предприятий.
Третье поколение бухгалтерских систем (1995-1996 годы) отличает комплексный подход и более узкая специализация. Во многих случаях эти системы уже являются интегрированными и служат для полной автоматизации деятельности предприятий. Многие из таких систем имеют версии, работающие под Windows, и практически все они могут работать в сети. Бухгалтерские комплексы третьего поколения, как правило, имеют встроенные средства развития и полностью совместимы с другими программными продуктами фирмы-разработчика, обеспечивающими автоматизацию избранного объекта (промышленного предприятия, банка, торговой или страховой фирмы).
Четвертое (современное) поколение — это бухгалтерские системы (а по своей сути уже комплексные корпоративные системы или КИСы), которые характеризуются интегрированными технологическими решениями, предполагающими поставку вместе с программными средствами методики организации производства и консалтинговых услуг. Таким образом, в сфере методологии разработки систем для автоматизации бухгалтерии практически завершен переход от тиражируемых систем, рассчитанных на широкий круг потребителей, к почти индивидуальным решениям, максимально отвечающим потребностям конкретного заказчика. Тем не менее в эксплуатации на российских предприятиях до сих пор имеются бухгалтерские системы всех четырех поколений.
Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время. При этом система должна уметь легко изменять эти нормативы по запросу пользователя. Важно, чтобы результаты расчетов обязательно проверялись на правильность с помощью специальных надежных методов и одновременно заносились во все документы и таблицы, в которых эти результаты представлены.
В любой бухгалтерской системе необходим генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов. Чем мощнее эти средства, тем привлекательнее система для ее пользователей. Что еще здесь важно? Конечно же, возможность распечатки отчетов на различных по классу печатающих устройствах — матричных, струйных или лазерных принтерах. Пользователь не должен испытывать никаких проблем при подключении к своему компьютеру любых допустимых моделей принтеров или при смене одной модели на другую.
Еще одна важная деталь. Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией). При таких перерасчетах должно быть предусмотрено изменение данных во всех предыдущих документах и в текущей отчетности.
Функциональность систем бухгалтерского учета
Для того, чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных (БД) по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии, БД могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.
Автоматизация торговли
Российская торговля за десять лет прошла огромный путь от стихийных рынков, ларьков и лотков до сравнимых по классу с европейскими бутиков и супермаркетов. Сегодня в стране представлены практически все типы торгующих организаций — от ГУМа до мелких магазинчиков. Недаром торговцев всегда и везде считали людьми зажиточными. Россия — не исключение, и именно торговые структуры наряду с банками, страховыми компаниями, коммерческими фирмами составляют костяк клиентов, приобретающих программные продукты для бизнеса.
В последние два-три года в России активно развивается новое направление автоматизации предприятий — системы для оптовой и розничной торговли. Эти системы не только полностью обеспечивают автоматизацию чисто бухгалтерских проблем, но и помогают осуществить оперативное управление деятельностью торговой организации, использовать в рамках единого информационного пространства разнообразное торговое оборудование, обеспечить учет и контроль на удаленных складах и в обособленных филиалах крупных магазинов и оптовых баз. Сегодня уже можно говорить о сложившейся особой, отличной от традиционных бухгалтерских комплексов, сфере информатизации — автоматизированных торговых системах.
Тем не менее многие российские фирмы-разработчики, специализирующиеся на разработке универсальных бухгалтерских систем и тиражно-заказных программных комплексов для предприятий всех видов деятельности, активно предлагают свою продукцию торговым организациям, выдавая ее за специализированные программные комплексы. По данным наших исследований, более половины российских разработчиков программ для бизнеса указывают в своей номенклатуре торговые системы. При сложившемся положении клиентам — магазинам и оптовым базам — порой непросто бывает ориентироваться в своеобразном базаре программных продуктов. На самом деле хорошо продуманных, технологически грамотных и широко апробированных систем в России пока не так уж много.
Бухгалтерские и торговые системы: почувствуйте разницу
Программы и системы, предназначенные для автоматизации торговли, отличаются от бухгалтерских программных комплексов весьма существенно. Рассмотрим основные отличия.
Бухгалтерия обеспечивает в первую очередь учет финансовой деятельности предприятия, поэтому задача бухгалтерской системы обычно ограничивается фиксацией совершенных хозяйственных операций, оформлением первичных документов, формированием необходимых бухгалтерских проводок с последующими расчетами итогов и формированием различных ведомостей и отчетов. В отличие от бухгалтерских комплексов одним из основных назначений торговых систем является торговый учет, в котором большую роль играет непосредственная выписка документов. От того, насколько этот процесс автоматизирован и удобен, существенно зависит эффективность работы продавцов и менеджеров магазина.
В бухгалтерском учете операции фиксируются обычно не в момент совершения действий, а с некоторым опозданием. Бухгалтерские программы ориентированы соответственно в основном на работу с определенными отчетными периодами (день, месяц, квартал, год). Напротив, торговые системы предназначены непосредственно для оперативного учета, т.е. идет работа в реальном времени. Это значит, что время обработки документов и последовательность их обработки крайне важны для торговой организации. Если не учитывать фактор времени, то достаточно сложно контролировать текущее состояние наличия товаров, взаиморасчеты и другие процессы.
Бухгалтерский учет ведется в категориях плана счетов, утвержденного соответствующими правительственными органами. Однако, для торговых организаций на первое место с позиций менеджмента выходят оперативный учет и анализ движения товарных и денежных средств, которые, в отличие от бухгалтерии, должны вестись не в категориях счетов и субсчетов, а в тех категориях, которыми собственно оперирует торговая организация: товары, склады, контрагенты, тара, заказы и т.д.
Системы, предназначенные для автоматизации торговли, существенно отличаются от бухгалтерских систем по кругу пользователей. Если бухгалтерская программа используется обычно специалистом, знающим основной набор категорий, которыми оперирует программа (например, одна из основных компонент бухгалтерской программы — план счетов — вполне понятна бухгалтеру), то торговая программа используется обычно продавцами, кладовщиками, менеджерами, которые не имеют глубокого представления о структурах хранения данных, методах формирования итогов и алгоритмах работы программы. Их задача проще и заключается в заполнении документов и получении отчетов. Сам процесс выполнения расчетов и формирования отчетов эти категории персонала могут не знать.
Важным отличием торговых систем от бухгалтерских является необходимость обеспечения работы специального торгового оборудования: кассовых аппаратов, POS-терминалов, электронных весов и др. По мере развития торговли в России на первый план начинает выходить проблема соответствия поставляемых на рынок автоматизированных торговых систем используемым в мировой практике технологиям. Одной из таких технологий является автоматическая идентификация товаров на базе считывания и распознавания штриховых кодов. Технология автоматической идентификации штриховых кодов позволяет достичь очень высокой надежности считывания символов. Другое направление — развитие безналичных платежных систем на базе пластиковых карт с магнитной полосой или с чипом (смарт-карт) и специальных торговых терминалов (POS-терминалов).
Указанные особенности должны быть учтены при разработке тиражируемых торговых систем и при их конкретных внедрениях в торговых точках. В какой-то мере особенности технологий и учета в торговле формируют основные требования, предъявляемые к системам этого класса.
Основные требования к торговым системам
Рассмотрим сначала общие требования к торговым системам. По оценкам и разработчиков, и пользователей, важнейшими моментами здесь являются: обеспечение многооконного интерфейса и возможности одновременной работы с разными документами, справочниками, отчетами; наличие быстрого доступа к необходимым функциям и нужным режимам программы; обеспечение удобного режима ввода информации при заполнении документов; наличие хорошей справочной поддержки в любой момент работы программы и удобных режимов просмотра и поиска информации; хорошее оформление печатных документов.
Среди других общих пожеланий следует отметить полезность поддержки в системе многопользовательского режима работы и обеспечение интеграции торговой системы с другими программами.
Специальные требования к торговым системам связаны прежде всего с необходимостью учета специфики конкретного объекта автоматизации (магазина или оптовой базы). Не секрет, что и технология работы, и используемое торговое оборудование неодинаковы у разных клиентов. Таким образом, для успешного внедрения торговой системы в каждом конкретном случае, концепция ее построения должна предусматривать возможность быстрой адаптации программ к специфике потребителя и обеспечивать работу с различными видами торгового оборудования. В противном случае речь может идти лишь о частичной, но не о комплексной автоматизации торгового предприятия.
Другой важный аспект — возможность автоматизировать средствами предлагаемой системы работу удаленных складов и филиалов магазинов (торговых баз). От качества информационного обмена между головной организацией и удаленными подразделениями существенно зависит эффективность работы предприятия в целом. В заключение отметим еще один важный момент. Торговые системы — достаточно сложные средства автоматизации, поэтому было бы нелепо считать тиражируемую систему полностью готовым к эксплуатации решением. Как правило, стадия адаптации системы в конкретной торговой точке является обязательной, и от того, как эта работа организована, во многом зависят сроки и качество внедрения системы в промышленную эксплуатацию. Особую актуальность эта проблема приобретает в регионах.
Применение штрих-кодов в системах автоматизации торговли
По мере развития процессов компьютеризации в сфере торговли в России и государствах СНГ на первый план начинают выступать проблемы соответствия автоматизированных торговых систем, поставляемых на рынок, используемым в мировой практике технологиям. Одной из таких технологий является автоматическая идентификация товаров на базе считывания и распознавания штриховых кодов.
Какие преимущества дают торговле штриховое кодирование и автоматическая идентификация товаров? Во-первых, повышается надежность вводимой информации. Допустим, торговая точка обладает системой автоматизации, в которой предусмотрен ввод данных с клавиатуры. По статистике такая технология дает в среднем одну ошибку на тысячу вводимых символов. Технология автоматической идентификации штриховых кодов позволяет достичь надежности уровня одной ошибки на 32 миллиона считываемых символов.
Во-вторых, технологии на базе штриховых кодов в полной мере удовлетворяют требованиям об обязательной маркировке товаров. При этом повышаются скорость и качество учета товаров и на складе, и в торговых залах. Предприятия, стремящиеся работать цивилизованно, могут планировать и своевременно платить налоги, а местный и федеральный бюджеты — вовремя получать причитающиеся им средства. Кроме того, с помощью рассматриваемых технологий полностью контролируются недобросовестные продавцы и кассиры.
Действительно, если штриховых кодов на товарах нет, то можно легко переклеить ярлыки с ценой и заставить покупателя платить за товар больше. В случае автоматической идентификации штриховых кодов подобное уже не проходит: интеллектуальный кассовый аппарат сам считывает информацию и выдает чеки с указанием стоимости каждой покупки, определенной руководством торговой точки.
На практике автоматическая идентификация товаров может осуществляться по-разному. В торговых залах целесообразно использовать считывающие карандаши. Это наиболее простые и доступные устройства, являющиеся, по сути, переносными мини-компьютерами со встроенным контактным считывателем штриховых кодов. Память такого карандаша обеспечивает временное запоминание считанной информации, которая затем передается в обычный компьютер через специальный интерфейс.
Для особых товаров с увеличенной шириной кода эффективны ручные лазерные сканеры с широкой апертурой. В кассе наиболее удобен сканер, производящий быстрое считывание кода на расстоянии при произвольной ориентации этикетки со штриховым кодом. На складе, который может быть значительно удален от торговой точки, целесообразно использовать автономный портативный компьютер со встроенным лазерным сканером. Такое устройство поможет не только идентифицировать товары, но и осуществить инвентаризацию, комплектацию или подбор заказа.
Быстроту внедрения систем с использованием оборудования для считывания штрих-кодов характеризует следующий пример. В московском магазине «Детский мир» в марте 1997 года был успешно проведен эксперимент по внедрению новых информационных технологий с нуля при полной замене оборудования и автоматизированной системы практически за неделю. Проект предусматривал автоматизацию двух секций, одного склада, отдела цен, рабочих мест товароведов и части главного ВЦ.