В чем заключается сущность структуризации проекта

Суть структуризации проекта

Обращение: Уважаемый Председатель и уважаемые члены комиссии. Вашему вниманию предлагается БР на тему: «Принципы и метода структуризации проекта».

Актуальность темы объясняется тем, что показана структуризация проекта, так как для эффективного управления проектами система обязательно должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации в разбивке проекта и системы его управления на подсистемы и компоненты, которыми можно было бы легко управлять. К тому же, процесс структуризации проекта — неотъемлемая часть общего процесса планирования проекта и определения его целей, а также подготовки сводного (генерального) плана проекта и матрицы распределения ответственности и обязанностей.

Вопрос структуризации проекта всегда остается открытым, так как подробная декомпозиция работ позволяет администратору проекта гораздо эффективнее управлять проектом на каждом из этапов реализации. Поэтому актуальность данной работы очевидна. Применение принципов и методов структуризации на практике необходимо, а это значит, что разработанный проект будет хорошим «помощником» для реализации управленческой деятельности по схожим направлениям.

(Переключить слайд)

Целью исследования является:Применение методов и принципов структуризации проекта для организации выступления танцевальной группы поддержки, как эффективного инструмента для его успешной реализации.

Основные задачи по достижению цели –

• определение понятия «Проект» и «Управление проектом»;

• описание основных принципов и методов структуризации;

• составление структуры разбиения работ;

• составление резюме проекта;

• описание основных этапов проекта;

• описание команды проекта;

• формирование матрицы ответственности;

• построение сетевых моделей проекта;

• составление календарных планов для каждого участника проекта;

• определение резервов времени работ проекта;

• проведение анализа рисков и анализ стоимости проекта.

(Переключить слайд)

Объектом исследования является: «проект организации выступления танцевальной группы поддержки на баскетбольном матче».

Предметом исследования работы являются принципы и методы структуризации проекта.

Информационной базой является:научные пособия, учебники, монографии, ресурсы сети Интернет.

Основными методиками и методами исследования являются:

(НЕ переключать слайд)

Глава 1!

В первой главе были определены такие понятия как:

Проект (project) – целенаправленный, заранее проанализированный и спланированный комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию или изменению какого-либо объекта (совокупности объектов) направленный на достижение заранее определенных целей в течение заданного периода времени, при установленном бюджете и определенном качестве.

Функции управления проектом: планирование, организация, контроль, мотивация, оперативное управление.

Планирование в проектной среде можно определить как предварительную проработку и выбор прогнозных решений по реализации проекта в условиях различных альтернатив, базирующихся на знании предметной области и возможных неопределенностей (рисков) реализации проекта.

Организация как функция представляет собой процесс упорядочения, согласование взаимодействия более или менее дифференцированных частей целого. Иными словами, это совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между элементами проекта.

Контроль— функция управления проектом, включающая процессы наблюдения за ходом реализации проекта с целью проверки соответствия фактического выполнения запланированным показателям, предусмотренным планами, контрактами, соглашениями и т.д.

Мотивацияпредставляет собой процесс побуждения в личности желания работать для достижения целей организации при одновременной реализации его собственных целей.

Оперативное управлениепредставляет собой процесс практического воплощения программ и проектов в каждой из областей деятельности, изменения и оценки результатов, а также сравнения достигнутых результатов с поставленными целями.

Признаки проекта:

· наличие ресурсной базы

Суть структуризации проекта

Структуризация, суть которой сводится к разбивке проекта на иерархические подсистемы и компоненты, необходима для того, чтобы проектом можно было управлять.

Говорят также, что структура проекта — это организация связей и отношений между ее элементами.

Структура разбиения (декомпозиции) работ (WBS — Work Breakdown Structure)— иерархическая структура последовательной декомпозиции проекта на подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ. СРР является базовым средством для создания системы управления проектом, так как позволяет решать проблемы организации работ, распределения ответственности, оценки стоимости, создания системы отчетности, эффективно поддерживать процедуры сбора информации о выполнении работ и отображать результаты в информационной управленческой системе для обобщения графиков работ, стоимости, ресурсов и дат завершения.

СРР позволяет согласовать план проекта с потребностями заказчика, представленными в виде спецификаций или описаний работ. С другой стороны, СРР является удобным средством управления для проект-менеджера.

Структуризацию проекта осуществляют одним из двух методов:

Источник

Принципы и методы структуризации проекта

Вы будете перенаправлены на Автор24

Основы структуризации проектов

Принципы и методы структуризации проекта – это основные подходы и пути, определяющие, как будет производиться декомпозиция проекта.

Прежде чем рассматривать принципы и методы, позволяющие осуществить структуризацию проекта, следует определить сущность самого явления структуризации.

Под структурой декомпозиции (разбиения) работ понимают иерархическую структуру последовательного процесса декомпозиции проекта на отдельные подпроекты, пакеты работ различного уровня группировки.

Структура разбиения работ – это базовое средство в рамках системы управления проектами, поскольку позволяет решать ряд задач:

Структура разбиения работ играет двоякую роль. Она, с одной стороны, позволяет достичь согласования между планом проекта и потребностями заказчика, оформленными как описания работ или спецификации. С другой стороны, для менеджеров она выступает удобным средством управления, поскольку дает возможность:

Готовые работы на аналогичную тему

Принципы структуризации проектов

Чаще всего на самом нижнем уровне детализации структуры разбиения работ рассматриваются пакеты работ, которые состоят из детальных работ. При необходимости детальные работы можно разделить на шаги, но ни шаги, ни детальные работы не являются элементами структуры разбиения работ.

Производить структуризацию можно как сверху вниз, так и снизу вверх – либо комбинировать два подхода. При этом используют итерационный процесс, включающий разнообразные подходы к выявлению информации. В частности, пользуется популярностью «мозговой штурм», к которому привлекают как команду проекта, так и других людей (например, представителей заказчика, экспертов). Результатом структуризации должен стать учет всех целей и создание всех необходимых предпосылок их реализации.

Степень детализации структуры разбиения работ определяется:

В ходе создания структуры разбиения работ могут применяться как детализированные технические спецификации, так и функциональные спецификации, содержащие требования к работам в обобщенной форме.

На основе структуры разбиения работ формируется иерархическая структура проекта, позволяющая применять процедуры сбора и обработки информации о том, как идет реализация проекта (по уровням управления, пакетам работ, вехам и т.п.), обобщать информацию о графиках работ, затратах, ресурсах и сроках.

В систему управления проектом должны входить возможности представления информации по фактическим и плановым данным, определяемым структурой разбиения работ (за исключением типовых макетов, опирающихся на фильтры по набору конкретных показателей – ответственным лицам, срокам и т.п.).

Декомпозиция при разбиении работ может опираться на:

На практике применяют подход, комбинирующий несколько оснований декомпозиции.

Одним из важнейших этапов построения структуры разбиения работ является анализ на полноту – в составе структуры разбиения работ должны найти отражение все работы по проекту. Включаются и внешние пакеты работ, и работы, которые контролирует не только менеджер проекта, но и непосредственно заказчик.

Этапы построения структуры разбиения работ

Процесс структуризации можно разделить на несколько этапов:

Источник

Структуры проекта на службе его управления

Когда проект стартует после успешной инициации, устав утвержден и подписан, цели и границы проектной задачи установлены, приходит очередь нового этапа уже в рамках процессов планирования. Разрабатывается структура проекта как некая совокупность комплекса документов, определяющих цельный образ системы управления. Обычно первое, что приходит на ум, является организационной структурой. Это правильно, но организационный аспект далеко не полно отражает сущность структурирования проектной деятельности.

Методология структуризации проекта

Что такое структуры? Для чего они нужны в управлении и конкретно в проектном менеджменте? Главный принцип управления – системный подход, т.е. управляемый объект рассматривается как система или некая совокупность взаимосвязанных элементов. Это в полной мере относится и к управлению проектом, где объект уникален, управляется в условиях ограничений, но с конкретно заданными целями. Следовательно, чтобы представить проект как системный объект управления, необходимо разбить его на составляющие или, иными словами, декомпозировать, структурировать. Весь вопрос состоит в том, как грамотно это сделать?

Философское определение структуры наиболее близко к управленческому определению. Под ней понимается иерархическая совокупность взаимосвязей между частями целого объекта. Если оценивать управление прямолинейно, то его суть состоит в том, чтобы исключительно ставить задачи. Представим себе, что руководство компании нашло кандидата на менеджера проекта и поставило ему задачу – к сроку достичь результата инвестиционного мероприятия. Но как установить и быть уверенным, что ответственный ресурс в лице PM справится? Очень просто – подвергнуть проект структуризации.

Парадоксально, но только одна эта процедура многократно увеличивает шансы инвестиционного проекта прийти к успеху. С учетом данного феномена формулируются принципы и задачи структурного метода. Основные задачи состоят в том, чтобы структурировать стадийную динамику проекта, ответственность и продукт. При этом продукт инвестиционного проекта структурируется как технико-технологический и финансово-экономический системный параметр. Далее вашему вниманию предлагаются основные принципы проектной структуризации.

Ниже на схеме показаны методы формирования различных структур, которые последовательно применяются на стадии планирования инвестиционного проекта.

Алгоритм применения моделей структуризации

Практически каждому элементу представленной в конце предыдущего раздела схемы на нашем сайте посвящена или запланирована отдельная статья. Организационной структуре мы уделим внимание в настоящем материале. Но перед этим рассмотрим типовую последовательность применения инструментов структуризации в планировочных процессах.

Варианты организационных структур

Используя методы структурирования, мы должны отличать организационную структуру проекта от структуры предприятия. Безусловно, структура проекта интегрируется в той или иной степени в оргструктуру материнской компании, хотя не исключен случай, когда под проект создается отдельная организационно-правовая форма, субъект хозяйственной деятельности. Вместе с тем, с позиции управления, если материнская компания участвует в мероприятии одна, дочернее предприятие может рассматриваться как ее внутреннее подразделение.

Различают вертикальные, горизонтальные и диагональные виды связей между руководящими должностями и их подчиненными. Горизонтальный и диагональные связи в последние десятилетия стали дополнять архитектуры проектного управления новациями. Появились методы, которые допускают и даже предписывают горизонтальный или смешанный тип структуризации. Принципы структуры должны в ряде случаев учитывать и систему взаимоотношений участников мероприятия. С этой точки зрения интерес представляют схемы взаимодействия структуры проекта и оргструктур участвующих материнских компаний. Среди таких типов схем, размещенных ниже, мы рассмотрим следующие оргструктуры:

Источник

СТРУКТУРИЗАЦИЯ ПРОЕКТА

Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации сводится к разбивке проекта и его системы управления на:

• систему целей проекта;

• управляемые параметры проекта;

• фазы жизненного цикла проекта, этапы работы, задачи, единичные рабочие процессы;

• отдельные пакеты работ, увязанные между собой в структуру работ по проекту;

• организационную структуру исполнителей по проекту;

• структуру распределения ответственности и обязанностей исполнителей при выполнении работ по проекту в виде матрицы;

• подсистемы по областям управления проектом, функционирующие практически в течение всех фаз управления проектом;

• общие системные функции, выполняемые на всех фазах реализации проекта и во всех подсистемах;

• методы, средства, процедуры, используемые в управлении проектом при реализации функций, процессов, подсистем.

К основным задачам структуризации проекта нужно отнести следующие:

• разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки;

• распределение ответственности за различные элементы проекта и увязка работ со структурой организации (ресурсами);

• создание единой базы для планирования, составления смет и контроля затрат;

• увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов в компании; переход от общих (не всегда конкретно выражаемых) целей к определенным знаниям, выполняемым подразделениями компании;

• определение комплексов работ / подрядов.

Процесс структуризации проекта может быть представлен в виде следующей последовательности действий.

13. Система отчетности и контроля.

На основе проделанных шагов строится так называемая матрица распределения ответственности, пример которой представлен на рис. 19.2.1. Матрица «приписывает» каждому пакету работ конкретных исполнителей.

Для структуризации проекта используют ряд специальных моделей, как-то:

• организационную структуру исполнителей;

• структуру потребляемых ресурсов;

При этом методы структуризации проекта принципиально сводятся к двум:

• «сверху-вниз» — определяются общие задачи, на основе которых далее осуществляется детализация уровней проекта;

• «снизу-вверх» — определяются частные задачи, а затем происходит их обобщение.

Представление целей начинается с верхнего уровня, дальше они последовательно разукрупняются. При этом основным правилом paзукрупнения целей является полнота: каждая цель верхнего уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня исчерпывающим образом.

В таких случаях проект-менеджер может осуществлять оценку вероятности того или иного ее «решения».

Дерево работ. На каждой стадии планирования необходимо разделить работы по проекту на части. Например, на стадии технического проектирования основные части проекта, как правило, очевидны. В дальнейшем, когда станет известно больше деталей, эти части могут быть расчленены на соответствующие разделы. Наконец, могут быть определены подразделы и отдельные группы («пакеты») работ. Эта процедура известна как структура разбиения работ (СРР). Такое дерево является средством расчленения большого, сложного проекта на его компоненты или хозяйственной программы на составляющие проекта.

По мере получения дополнительной информации на последующих стадиях проектирования разработчик может добавить новые уровни к дереву работ проекта. Нижний уровень дерева соответствует пакетам работ. Пакет работ является также самостоятельной финансовой единицей. Он должен иметь отдельную смету, бюджет и отчет о расходах. Вычленение пакетов работ представляет большое удобство при разработке сетевого графика проекта. Гораздо легче планировать отдельные пакеты и затем собирать сетевой график проекта из фрагментов, нежели разрабатывать сетевой график в целом без дерева работ проекта.

Кроме того, СРР служит и другой важной цели, а именно разработке структурной схемы для административного управления проектом. Таким образом, разделение проекта на пакеты работ удовлетворяет двум задачам: планирования и оперативного управления.

Структурная схема организации (ССО). Для обеспечения эффективного управления проектом при разработке плана необходимо:

• учесть в плане все разделы, этапы и работы проекта;

• учесть в плане все организации, участвующие в проекте;

• обеспечить действенность управления путем распределения от­ветственности.

Первое требование может быть удовлетворено разбивкой проекта на пакеты работ с помощью СРР. Для выполнения последних двух требований разработчик должен указать, какая организация ответственна за каждый пакет или уровень дерева работ. Другими словами, он должен четко определить уровни и объемы ответственности в организационной структуре.

Сетевые модели. По мере продвижения работы над проектом создаются деревья ССР и ССО, т. е, выделяются работы с назначенными для них исполнителями, что дает возможность подготавливать сетевой график узловых событий. Наконец, становится возможным разработать детальные сетевые графики, соответствующие узловым событиям и целям. Поскольку эти сетевые графики представляют не проект в целом, а его отдельные пакеты работ, они называются сетевыми блоками, или подсетями. Если работа по нескольким взаимозависимым пакетам осуществляется одновременно, причем для каждого из них требуется разработать отдельное расписание, то каждый пакет представляется отдельной подсетью.

Структура затрат. Методика структуризации затрат аналогична используемой в процессе разработки структуры потребляемых ресурсов.

Источник

Структуризация проектной деятельности в рамках менеджмента

Понятие структуры проекта

Чаще всего проект рассматривается в качестве сложной системы. Структура данной системы – это один из способов организовать связи и отношения между ее составляющими, так называемыми подсистемами. Во время формирования структуры системы задается описание большого количества составляющих системы, а также разного рода взаимосвязей между ними, распределение задач по уровням и элементам системы, определение комплекса средств, которые обеспечивают их эффективное решение.

Степень управляемости любого объекта находится в зависимости от того, насколько эффективно были предоставлены детали объекта управления, то есть разделение единой системы на иерархические подсистемы и составляющие, относительно которых управленческие воздействия становятся актуальными и адекватными.

Структура проекта в менеджмент – это дерево компонентов, которые ориентированы на продукт и представлены оборудованием, работами, услугами и информацией, которые были получены по результатам осуществления проекта. Другими словами, структура проекта – это организованная работа связей и отношений между его составляющими.

Предназначение структуры проекта состоит в определении продукции, которую стоит сформировать либо произвести, и объединить составляющие работы, которую нужно будет выполнить, как между собой, так и с конечной целью всего проекта. К созданию структуры приступают с построения дерева целей, то есть диверсификации всех целей проекта на более мелкие блоки работ, вплоть до достижения самих мелких позиций, которые подлежат контролю.

Данная структура в виде дерева дает возможность разделить общий объем работ по проекту на поддающиеся управлению самостоятельные блоки. Следовательно, определяется логическая связь между ресурсами и объемами работ, которые нужно реализовать в будущем.

Процесс структурирования

Структурирование проекта включает в себя дробление проекта по таким признакам:

Процесс структуризации неразрывен с процессом планирования проекта, а также таким этапом как подготовка сводного плана проекта и матрицы разделения ответственности и обязанностей.

Основными задачам структуризации можно назвать:

Иными словами, главная задача структуризации – определение вещественных компонентов проекта, итогом которой становится подпродуктовая структура.

Структура процесса – структуризация всего проекта по периодам его жизненного цикла.

Структуризация проекта согласно видам выполняемых функций формирует собой организационную структуру проекта.

Формирование организационной структуры компании, как правило, включает в себя такие шаги:

Процесс структуризации проекта может быть изображен следующим перечнем стандартных этапов:

Для структуризации проектов используется ряд специальных моделей:

Виды структур проектов

Выделяют три ключевых вида структур, которые используются при управлении проектами:

Функциональная структура

В функциональной структуре (рисунок 1) управление реализуется линейным руководителем с помощью группы подчиненных ему функциональных менеджеров, то есть руководителей отделов. В случае использования данного вида при управлении проектами, то, как правило, назначается один либо более координаторов, которые осуществляют связь между всеми функциональными подразделениями для оперативной и продуктивной работы.

Матричная структура

В матричной структуре для того, чтобы решить некую проблему, формируются временные проектные группы, во главе каждого из которых находится руководитель проекта. Взаимодействие человека, который возглавляет проект, с функциональными отделами происходит по горизонтали, и эти связи, пересекаясь с традиционными вертикальными связями иерархии функциональной структуры, образуют собой матрицу взаимодействия сотрудников в компании.

За все конкретные итоги деятельности по проекту ответственен руководитель проекта, который не имеет непосредственной административной власти над членами группы своего проекта.

Существует три вида матричной структуры:

Слабая матричная структура (рисунок 2) – вид структуры, в которой координационные функции осуществляется сотрудником функционального подразделения в свободное от основных обязанностей время.

Сбалансированная матричная структура (рисунок 3) – вид структуры, в которой координационные функции осуществляется сотрудниками, которые целиком освобождены от текущих обязанностей.

Сильная матричная структура (рисунок 4) – вид структуры, в котором формируется отдел, объединяющий менеджеров проектов и контролирующий ресурсы.

Проектная структура

В данном виде структуры для того, чтобы решать конкретные задачи, которые связаны с работой над проектом, создается рабочая группа, которую распускают после его окончания. Персонал и ресурсы, которые были привлечены ранее к работе, возвращаются обратно в свои функциональные отделы. Для того, чтобы решить задачи перспективного развития в составе предприятия, формируется специальное подразделение, а руководители проектов сосредотачивают свои усилия на выполнении конкретно поставленных задач (рисунок 5).

Критерии выбора организационной структуры

Для принятия решений по выбору вида организационной структуры существует перечень критериев, которые представлены в таблице ниже.
Таблица 1. Критерии для принятия решения по выбору организационной структуры

При организационном проектировании стоит уделить внимание ключевым аспектам оптимизации организационной структуры, среди которых следующие пункты:

Важно помнить, что организационной структуре проектной команды следует соответствовать ключевым направлениям деятельности по реализации проекта.

Методы структуризации принципиально представлены двумя:

Источник