уведомление о вручении как заполнить образец на какой стороне кому
Уведомление о вручении заказного письма: когда нужно и как заполнить
Как заполнить уведомление о вручении заказного письма:
Когда и зачем нужно уведомление о вручении
Оно подтверждает факт получения почтовой корреспонденции получателем и является доказательством этого в случае возникновения споров. Необходимо при отправке оригиналов документов контрагентам, в госорганы. В отдельных случаях закон прямо закрепляет обязанность отправителя направить отправление с доказательством вручения: ст. 122 АПК РФ, п. 4 Приложения 1 к приказу Министерства экономического развития №76 от 21 февраля 2012 г.
Где взять бланк и как его заполнить
Форма ф. 119 утверждена Приказом ФГУП «Почта России» №114-п от 17.05.2012 «Об утверждении Порядка». Документ в свободном доступе: распечатанные образцы имеются в почтовых отделениях, форма для скачивания — на сайте Почты России вместе с шаблоном, как заполнять уведомление о вручении на Почте России, для самостоятельного оформления. Допускается как вписывать информацию от руки, так и распечатать.
Возьмите распечатанный документ в отделении почты, там же имеются образцы, как правильно заполнить почтовое уведомление о вручении, либо скачайте и распечатайте форму самостоятельно.
С доказательством вручения направляют заказные письма, ценные и бандероли — те отправления, которые вручаются лично в руки. Требования, как заполнить конверт заказного письма с уведомлением, в почтовых отделениях неодинаковы: обычно на конверте делают письменную отметку о виде пересылки и дополнительных опциях. На информационных стендах размещают образцы, как заполнить заказное письмо на Почте России, при его наличии руководствуйтесь указанной в нем информацией.
Образец для письма по России
Образец для зарубежного отправления
Для международных отправлений предусмотрена другая форма — CN 07 (утверждена Регламентом Всемирного почтового союза от 11.11.2008). Бланк выглядит иначе, но информация о сторонах пересылки практически идентична ф. 119:
Бланк имеется в отделении почтовой связи и на сайте оператора. В отделениях почты редко есть образцы, как правильно заполнить уведомление на почте для международной корреспонденции, в случае возникновения трудностей обратитесь к оператору.
Доказательство вручения бывает простое и заказное, по аналогии с отправлениями. Простое вернут вам в почтовый ящик, второй вариант — лично в руки. Особенность того, как правильно заполнить заказное уведомление, заключается в проставлении отметки в соответствующем поле в верхней части бланка.
Оформленные бланки прикрепляют к конверту и отправляют получателю.
Что должен сделать получатель
Получателю вручают отправление в отделении почты и поясняют, как заполнить уведомление заказного письма: необходимо в своей части формы указать Ф. И. О., должность, дату и поставить подпись. Заполненный бланк отдают оператору связи, и документ возвращается отправителю.
Когда вернется уведомление отправителю
Сроки доставки такие же, как у других отправлений: от двух до семнадцати дней в зависимости от расстояния пересылки. Срок исчисляется по почтовому штемпелю на конверте (с указанием дат принятия и поступления в отделение выдачи).
После заполнения документа получателем отправления он направляется назад по адресу, указанному для возврата.
Полезно/ Что делать, если не пришло уведомление о вручении заказного письма
Нюансы получения уведомления о вручении заказного письма
Зачем может понадобиться уведомление о доставке письма
Как правило, заказными письмами с идентификационным номером и уведомлением отправляется документальная или письменная информация, имеющая большое значение для отправителя или получателя. На каждой стадии доставки идентификатор регистрируется в единой, постоянно обновляемой базе данных для возможности отслеживания местоположения корреспонденции, исключая необходимость ждать обратной связи с получателем.
В качестве причины для отправления заказного письма с уведомлением может быть:
Каждый самостоятельно определяет для себя, в каких ситуациях требуется отправка заказного письма с уведомлением.
Как отправить письмо с уведомлением
Ничего сложного и сверхъестественного в процедуре отправки заказного письма с уведомлением нет, однако потребуется потратить некоторое время на подготовку, а также сделать прогулку в почтовое отделение.
Хронология действий следующая:
Важно! Для того чтобы уведомление выступало не только в качестве подтверждения факта доставки письма, рекомендуется вкратце написать, что именно вы отправляете. Это не противоречит правилам и может сыграть решающую роль в качестве доказательства.
Куда приходит уведомление
Единственное место, куда приходит уведомление о доставке письма, – отправитель.
В момент вручения письма получатель должен оставить свою подпись на уведомлении, которое в последующем возвращается отправителю исходя из его прямого назначения – удостоверения факта доставки отправления.
Срок доставки уведомления отправителю
После вручения отправления получателю уведомление возвращается отправителю срочным способом и передается в порядке, регламентированным для простых почтовых отправлений. Срок доставки документа напрямую зависит от расстояния между отправителем и получателем и составляет в среднем 3-5 дней.
В некоторых случаях срок доставки документации может исчисляться неделями, однако следует регулярно отслеживать местоположение корреспонденции.
Порядок действий, если уведомление не пришло
К сожалению, Почта России не всегда надлежащим образом исполняет свои обязательства, и уведомления о доставке заказных писем нередко теряются и не приходят обратно. Чтобы найти уведомление, можно действовать несколькими последовательными и параллельными способами.
Заказному письму присваивается трек-номер. Это означает, что можно отследить весь маршрут перемещения отправления и выяснить, в какое последнее почтовое отделение оно было доставлено.
На официальном сайте Почты России работает специальный сервис, позволяющий отслеживать корреспонденцию с присвоенным трек-номером. Услуга предоставляется по адресу: www.russianpost.ru/Tracking20.
Ни для кого не секрет, что в отделениях Почты России всегда очередь и высокая загруженность работников. В связи с этим внесение информации об отправлении редко совпадает с днем регистрации заказного письма с уведомлением. Зачастую сведения вносятся через 2-3 дня. Поэтому попытки отследить отправление раньше этого срока редко увенчиваются успехом.
Выждав контрольные сроки доставки заказного письма, а также время на возврат уведомления и предварительно выяснив конечную точку доставки отправления, следует обратиться в почтовое отделение с заявлением на поиск уведомления.
Если действия почты оказались нерезультативными, то незамедлительно обращайтесь на имя руководителя отделения с претензией о ненадлежащем исполнении Почтой взятых на себя обязательств.
Вы, как клиент Почты России, заплатили деньги за своевременное и качественное предоставление почтовых услуг, что дает право требовать устранить нарушение прав потребителя.
Ни в коем случае нельзя выбрасывать или терять квитанцию об оплате почтовых услуг. В противном случае будет сложно доказать факт отправки письма.
Преимущества использования заказных писем
В современном мире цифровых технологий мы привыкли пользоваться электронными средствами коммуникации – социальными сетями, электронными ящиками или мессенджерами, однако использование услуг почты иногда необходимость, особенно если речь идет о пересылке важных документов.
Выделим несколько причин, по которым стоит использовать заказной способ отправки корреспонденции:
Несмотря на наличие преимуществ, услуги Почты России не особо пользуются популярностью, ввиду наличия множества фактов кражи и небрежного отношения к посылкам клиентов. Поэтому, отправляя ценное письмо, всегда есть вероятность того, что получатель его не дождется, а вы не получите уведомление.
Полезные советы
Предлагается ознакомиться с некоторыми рекомендациями, позволяющими получить некоторую выгоду при отправке заказной корреспонденции:
Почта России занимает монопольное положение в сфере предоставления почтовых услуг, и иногда без подтверждающей документации об отправке просто не обойтись. Вместе с тем, следует быть готовым к непредвиденным трудностям и активным действиям по поиску уведомления о вручении, а также отстаивании нарушенных прав.
Все об уведомлениях работников
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации уведомление определено, как деловое письмо, сообщающее адресату информацию, могущую иметь правовые последствия. 1
Этот документ может создаваться в рамках различных видов управленческой деятельности. Например, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) 2 такой вид документа, как уведомление, встречается:
И хотя в ОКУД нет уведомлений среди организационно-распорядительной документации и документации по учету труда и его оплаты, они являются значимыми документами деятельности кадровых подразделений, т.к. с их помощью реализуются требования ТК РФ. Нарушения при составлении или передаче работнику этих документов могут иметь существенные юридические последствия для организаций.
Связано это в первую очередь с тем, что трудовое законодательство включает немало норм, устанавливающих необходимость извещения работников о каких-либо событиях и действиях, о которых должно быть сообщено работнику в определенный срок. Их несоблюдение может стать основанием для трудовых споров и применения к работодателю штрафных и иных санкций.
См. статью «Как кадровиков привлекают к матответственности за ошибки в работе» в № 7′ 2020
В каких случаях составлять уведомления
В ТК РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них (Таблица 1).
Таблица 1. О чем и когда работодатель должен уведомить работника, согласно ТК РФ
Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в ТК РФ упоминается не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.
Кроме того, уведомление может составляться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника. Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично. Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что ТК РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.
Таблица 2. Ситуации, в которых ТК РФ требует получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ
См. статью «Суды об уведомлениях и приказах, направленных по электронной почте» в № 8′ 2018
Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью. Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см. отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).
Форма уведомления
Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.
В состав обязательных реквизитов уведомления входят:
Кроме того, в уведомлении обязательно должна быть предусмотрена отметка о получении работником своего экземпляра уведомления. Такая отметка обычно содержит фразу «Уведомление мною получено “___ ” _________ 20__ года» и подпись работника. Визой из Примера 1 оформляется согласие или несогласие с проектом документа (такой реквизит предусмотрен в ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но в нашем случае его атрибутов недостаточно – нам нужна именно отметка о получении документа, как в Примере 2 или 3 (хотя такого реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет). В этой отметке наличие должности / профессии работника не обязательно, т.к. они непременно фигурируют в реквизите «адресат» (см. «1» в Примере 4).
Как правило, уведомление составляется на общем бланке организации и соответственно не содержит реквизит «справочные данные об организации» (как приказ, протокол и другие внутренние документы). Однако наличие этого реквизита может быть удобно в ситуации, когда работнику уведомление не вручается на рабочем месте, а направляется заказным письмом. Указанный в этом реквизите почтовый адрес может быть использован работником для направления официального ответа работодателю (хотя на конверте адрес тоже есть). Даже если здесь фигурирует полный почтовый адрес, отдельно место издания документа все равно указывается (см. Примеры 4 и 5).
Пример 1. Виза согласования
Пример 2. Отметка о получении документа (без должности)
Пример 3. Отметка о получении документа (с указанием должности)
Повторимся: вид нашего документа – не письмо, а уведомление. Заголовок к тексту начинается с предлога «о» и содержит краткое описание причины направления работнику уведомления. Например, уведомление «о прекращении трудового договора», «о прекращении трудового договора при неудовлетворительном результате испытания», «о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников», «о привлечении к работе в выходной день», «о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска» и т.д.
С какой буквы (заглавной или маленькой) писать заголовок с новой строки? Мы привыкли, что в письмах он пишется с заглавной буквы (там нет указания вида документа), а вот, например, в протоколах, актах – с маленькой (протокол заседания совета директоров, акт инвентаризации основных средств и т.д.). Если есть вид документа, то он является единым целым с заголовком к тексту и, следовательно, заголовок лучше писать с маленькой буквы (хотя в уведомлениях встречаются разные варианты, см. Примеры 4 и 5).
Текст документа начинается с обращения к работнику. Обычно для этого используют устоявшуюся этикетную формулу «Уважаемый Сергей Валерьевич!», «Уважаемая Василиса Николаевна!»
Далее в констатирующей части дается ссылка на правовую норму, потребовавшую направления работнику уведомления, и описание обстоятельств, в отношении которых действует эта норма.
Основная часть текста содержит выводы, предупреждения, рекомендации, просьбы или просто информацию, которую работник должен принять к сведению. Здесь также могут разъясняться правовые нормы, порядок их применения, права работника, а также действия, которые он обязан предпринять или, напротив, может отказаться предпринимать.
Подписывает уведомление, как правило, руководитель организации. Однако если у иного должностного лица организации есть полномочия на принятие кадровых решений, то оно тоже может подписывать уведомления работникам. Печать на уведомлении (как внутреннем документе) не нужна.
Пример 4. Уведомление о прекращении трудового договора в связи с истечением его срока
Пример 5. Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников
См. статью «Уведомление о сокращении: формулировки, которые помогут в споре с работником» в № 10′ 2019
Как уже было отмечено выше, факт согласия или несогласия работника может быть зафиксирован непосредственно на уведомлении. Варианты того, какие формулировки могут быть использованы, показаны в Примерах 5, 6 и 7, но возможны и другие формулировки.
Неоднозначность формы и различные варианты отметок обусловлены тем, что в спорной ситуации, когда работник не желает сотрудничать и отказывается получать уведомление и соглашаться на предложение работодателя, последнему становится особенно важно доказать, что он уведомлял работника. Этому способствуют регистрация уведомлений и правильная процедура их вручения работникам.
Регистрация уведомлений
Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер.
Одной из целей регистрации является учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время. Ведь дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации – именно дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.
См. статью «Сроки уведомления в трудовых отношениях» в № 4′ 2015
В статье 74 ТК РФ написано, что уведомить работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель обязан не позднее, чем за 2 месяца до наступления этих изменений. Например, об изменениях, которые произойдут 14 сентября, работник должен быть уведомлен не позднее 13 июля. 13 июля – это крайняя дата получения работником уведомления. Однако не будет нарушением заблаговременное вручение уведомления работнику.
Регистрируются уведомления, как правило, в отдельном журнале. Впрочем, есть подход, при котором для различных видов уведомлений ведутся различные журналы. Рациональная составляющая такого подхода основана на том, что какие-то разновидности уведомлений носят систематический характер, а какие-то издаются от случая к случаю. Так, разумно будет вести отдельный журнал для уведомлений о наступлении отпуска по графику отпусков.
Журнальная форма регистрации позволяет более четко вести учет уведомлений, исключить возможность подтасовки фактов путем внесения записей задним числом. Соответственно, в случае спора и разбирательств в ГИТ или суде своевременная регистрация спорного уведомления в журнале станет дополнительным аргументом в пользу работодателя.
Если вы делите уведомления на несколько документопотоков, то каждому из них присваивается свой код в добавление к порядковому номеру в пределах календарного года. Если они при этом подшиваются в соответствующие «профильные» дела, то таким кодом вполне может быть номер дела.
Но уведомления также можно хранить и в личных делах, и как основания приказов.
Форма журнала регистрации уведомлений точно не определена. Состав граф этого журнала определяет работодатель, исходя из своих справочно-информационных целей. Он может иметь следующий вид:
Пример 9. Журнал регистрации всех уведомлений (без разбивки на несколько отдельных документопотоков)
Также в журнале могут быть реквизиты приказа, основанием для которого является уведомление и прочие данные. Можно еще предусмотреть графу с подписью работника о получении уведомления. Формально это станет дублированием подписи работника о получении уведомления, которая проставляется на самом документе (на экземпляре работодателя). Вариант проставления подписи только в журнале менее предпочтителен, т.к. работник может оспорить содержание уведомления.
Как направлять / вручать уведомление
Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.
В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2–5).
Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.
Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.
Пример 10. Акт об отказе получить уведомление и его зачитывании работнику
Пример 11. Фиксация на самом уведомлении подписями свидетелей отказа работника
Вручить уведомление лично в руки и даже зачитать его вслух работнику не всегда получается, тогда уведомление отправляют работнику через «Почту России». А в конфликтных случаях отправление по почте даже добавляют к оформлению акта. При отправке заказного письма на руках у работодателя остается только чек, подтверждающий факт отправки, а при направлении ценного письма – еще и опись отправленных документов, можно сюда добавить уведомление о вручении, в котором работнику потребуется расписаться перед получением письма. В конфликтных ситуациях работодателю стоит задействовать максимум «почтовых доказательств» вручения письма.
См. статью «Когда можно предупредить работника о сокращении по почте» в № 9′ 2016
Адрес отправки, как правило, хранится в личном деле работника. Обязательно он есть на трудовом договоре. Если работник сменил место жительства или фактически проживает по другому адресу, он должен проинформировать об этом работодателя. Если такой информации от работника не поступало, письмо следует отправлять по адресу, прописанному в трудовом договоре.
В Гражданском кодексе РФ есть норма про юридически значимое сообщение, но он относится к гражданско-правовым отношениям. А трудовые отношения регулируются ТК РФ, в который только планируют внести нечто подобное.
Пункт 1 статьи 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ
1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
Как и сколько хранить уведомления
Уведомления работников обычно создаются в кадровом подразделении и хранятся там же.
См. статью «Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.» в № 8′ 2020
Вместе с тем есть категория уведомлений, являющихся основанием для издания приказов со сроками хранения 50/75 лет. Например, приказов о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников. Уведомления для таких приказов являются важным подтверждением правомерности подобных действий. Хранить их только три года рискованно.
В этой ситуации можно порекомендовать хранить уведомления для приказов со сроком хранения 50/75 лет в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет», в котором будут также докладные записки, справки и заявления в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 г.
Иные уведомления работников, которые являются, как правило, основанием для издания приказов со сроком хранения пять лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». Как правило, спорные ситуации в связи с такими приказами и уведомлениями не возникают, поэтому, по нашему мнению, их можно хранить три года в соответствии со ст. 436 Перечня 2019 г.